自動化機械人與企業自動化RPA (Robotic Process Automation)，流程自動化機械人）是一款自動化技術，以取替人手協助企業處理繁複耗時的人工作業，例如訂單輸入、製作報表和發送電郵等工序，為全球企業的業務流程帶來革命性轉變。尤其對經常處理大量員工資料的人事部來說，RPA的功能更能大幅減少人手處理資料輸入等重複程序，讓人事部職員能集中精神去處理更重要的事務。
根據Genpact（一間在紐約為金融業和製造業各種流程提供專業服務的公司）統計，目前全球已經應用RPA的企業雖然不足10%，但預計在2020年將有40%的大型機構採用PRA程式。RPA可以為企業帶來什麼營運效能呢？
第一，RPA能有效減少出錯機率，更精確地處理文件數據
RPA可以達至人為難以實現的精準程度，能有效地將業務流程出錯的機率降至最低。RPA是根據業務準則運行，在企業設下的標準下有系統地工作，即是“rule based processes”，出錯的機率在可預測、可量度、可控制的範圍，一旦出錯亦能輕易找出錯誤，能協助企業更準確地處理文件數據，達至標準化程度。
以人力資源為例，每個月準確地計算及按時支付薪酬是人事部的重要工作。引入RPA 技術，可以按每位員工的薪酬機制及出勤率自動計算，並於指定時間發放薪金、佣金、年終獎金等福利，以達到合乎勞工法例的要求，減少出錯。
在RPA的業務自動化下，既能執行重覆性的任務以減低人為錯誤的風險，亦能有效促進對數據管理的標準化。
第二，為企業節省更多時間和開支
RPA讓工作流程處理得更快捷、更流暢，能於短時間內處理大量工作指令。RPA能實時在文件中直接掃描、存儲和提取出所需的資料並即時處理。
若需要將新客戶的資料輸入公司SAP系統，亦需要花人力、時間去處理。但RPA僅僅需要一分鐘就能準確地輸入大約2名客人資料入系統。另一個例子，公司在處理員工申請的時候，要事先收集員工資料、了解資金用途，然後提交到管理層審批，在獲審批後才安排款項，通知員工領取。每個步驟都需要人手操作，處理時間長亦難避免一些人為錯誤。RPA則能自動化完成以上的步驟，甚至自動發出電郵通知予相關同事。
現實中公司需要輸入的數據遠遠不止一兩項，而員工的精神狀態、集中程度亦會影響人手處理數據的質素。而PRA則能快速、有效地完成工作，為企業營運流程節省了不少的時間。同時間，公司亦能節省額外聘請處理數據、複核資料的人力資源開支。
第三，讓企業的目標更清晰
企業營運的管理流程從計劃、執行、監測到控制均不能離開「數字」。明確的數字能讓員工清晰地了解目標，促使計劃更有效地實行。有效的目標其中一個原則為「可測量」，即是以數據、數字為基礎。
然而該些數字並不是手到拿來，隨時就能被套用的。但RPA卻能從企業過往的文件中，透過精密的計算，定期為企業創建可量度的分析報告，方便企業訂立目標和策劃。
第四，能提升員工的工作效率
過往企業會以人手處理耗時而且價值不高的工作，這些工作往往會降低員工生產力。RPA能讓員工擺脫日常繁複性的工作，讓他們從沉悶的工作中抽身，從而專注在更高層面的工作。
儘管智能科技能協助企業完成繁複的任務，卻不能完全取替人手，皆因員工的價值在於有生命力和情感的創作，會用心為公司付出。每一個員工應該專注於知識層面，而並非機器可以輕易取替的日常任務，例如員工應根據不同情況，為公司或客戶制定合適的策略方案；或者定期聯絡客戶，與客戶建立良好的關係。
因此在RPA的協助下，員工在工作時間內就能完成更有價值的任務，挑戰更高層次的工作。這樣便能有效提升他們的參與度及投入度，從而獲得工作的滿足感，效率自然節節上升。
不少企業仍繼續選擇用人手處理大量沉悶且耗時的工序，這個工作模式會增加營運風險、降低企業生產力，影響產品或服務質素。
縱然未來的營運中，人力資源仍然擔當了重要的角色，但發展RPA自動化系統已經成為不可或缺的一環，現今企業應該順應數碼時代的發展，與時並進引入RPA技術，互相協調人類與RPA技術，為企業帶來新的突破。
了解更多RPA技術：https://www.ricoh.com.hk/services/workflow-automation
讓專人協助您的企業突破：https://www.ricoh.com.hk/services/workflow-automation