對業務蒸蒸日上的初創公司而言，要大展鴻圖，固然必須增聘人手，因此亦需要物色更大的工作間。然而本港工商廈租金持續高企，搬遷更大的工作間談何容易？想減低成本以保持業務競爭力 ，初創公司應重新規劃現有的「空間」，才可達至「加人不加空間」，減省使用空間成本之餘，亦能夠促進公司整體生產力。
本港初創公司的發展日漸蓬勃。根據投資推廣署近期進行的香港創業生態系統調查結果，香港共有接近2,000間初創企業，提供5,229個職位，較2015年增長 24%，而員工人數更大幅增長41% 。其中更不乏已獲國際認可、業務潛力龐大至被業界稱為「獨角獸」的初創企業 (估值達10億美元而尚未上市的初創企業)，包括網上貨運物流平台GoGoVan，以及研發全球飛行影像系統的公司大疆創新等。
「加人不加空間」 降低租金成本
上述數據反映，初創企業對工作空間及「加人」需求日漸提升。初創公司拓展業務，自然要增加人手，甚至擴展辦公室，但面對本港工商廈租金高企，若做到「加人不加空間」，是最理想的做法。
採「智能工作間」 建立靈活且高協作環境
故此，初創公司需從規劃現有「空間」入手，建立更具連繫、溝通及協作的環境，而且這種規劃亦配合現時初創公司普遍富彈性、具創意的工作文化。建議可採用以下三個步驟實施：
- 深入分析業務：初創公司可透過專業團隊的顧問服務，於「加人不加空間」的前提下，釐清公司各種業務需求，從而檢視員工之間的工作關係（例如哪些部門員工經常要外出工作）、日常運作、空間使用(例如找出工作間內閒置的地方)，以及應用技術（例如採用甚麼通訊工具跟員工及客戶溝通）等。
- 應用創新方案：在作出深入的業務分析後，便著手重新設計工作間，改善空間使用率。例如建立活動為本(Activity based)的工作間，包括減少傳統會議室，以建立更多共用空間，供經常外出工作的營業部同事返回公司工作時使用。他們外出工作時，則可將之恢復成為會議室，以充份運用空間，減少空間不足的煩惱。另外，這些共用空間亦可引入創新科技及技術，例如擁有互動電子白板的Huddle Room，採用支援雲端存取的文件管理方案等，讓團隊內外員工隨時可召開工作會議，提升工作間的優勢和團隊的協作。
- 持續管理及優化：為新的工作間設定KPI，定期監察成效，例如透過了解員工的滿意度，檢視有沒有改善的空間。
資料來源：
[1] Ricoh 互動電子白板
[2] Ricoh 統一通訊系統
香港貿發局經貿研究 -香港的初創環境
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投資推廣署調查顯示在港環球初創企業數目躍升
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