大家可以回想一下，於八、九十年代的辦公室，當時電腦尚未普及，存放營運所需的文件，已耗費公司大量的實體空間。物色合適的商業夥伴，所需的時間、心血、人力及物力，很是巨大。時至今日，科技發展一日千里，現代社會全面數碼化，不但顛覆傳統的工作模式，更令辦公空間的使用變得更具效率。企業如想在市場突圍而出，追趕時代腳步，將工作間數碼化，更是刻不容緩。
雲儲存釋放資源
以往，我們在辦公室中尋找一份文件，所花的時間遠超想像。如存檔方法不夠規範，隨時勞累一整天，亦未必找到所需文件，遺失資料更時有發生。隨着文件管理數碼化，要在電腦搜尋所需檔案，只需輸入正確名稱，儲存空間亦相對大幅減省。
微軟公司 2017年3月發表的亞洲數碼轉型研究報告指出，本港逾半數的企業領袖（58%）將雲端運算視為其數碼轉型策略的指定環節。以雲端儲存（Cloud Storage）保存文件，不佔用自家公司的地方，這做法也非常普遍。這對於寸金尺土的香港企業，為文檔推行數碼化，已是一個非常迫切，卻又十分必要的選擇。
對傳統工作間而言，大量文檔除了帶來儲存問題，還要面對資源耗用評估（例如電力、紙張等）等問題。但智能數碼化工作間的出現，以上難題均可迎刃而解。配合流動通訊及無線技術，企業可引進網絡保安解決方案，有效管理內部的資訊活動，對資源監控亦更具效果。
搭上港府順風車
根據香港政府今年2月公布的《財政預算案》，當局將出資 5 億港元建立「創科創投基金」。同時，又鼓勵商界更廣泛地，積極應用最新的科技產品和技術，包括物聯網、大數據、網絡安全等，以支持本地初創企業發展。每家符合資格的中小企，可向香港政府申請20萬港元資助額，為香港成為智慧城市注入新動力。
既然推行數碼化，能為資源不多的中小企節省成本，加上政府的財政支持，減輕資金投放的負擔。我認為中小企業應趁機向前邁進，為公司長遠利益着想，加快業務流程、節省成本。優勢講求洞悉先機，若不好好把握時機，若他日落後於對手，也趕不上時代的步伐了。