在老一輩的老闆或主管眼中，千禧世代的員工只是追求「Work Life Balance」的打工一族，欠缺獅子山的拼博精神之餘，工作表現又傾向於我行我素。雖說條條大道通羅馬，但假若資深員工與跨世代員工無法透過溝通方式達成一致的想法，便難以發揮整體團隊應有的協作精神，成為阻礙企業發展的絆腳石。
現今社會，一家企業普遍存在著四個不同世代的員工，每代員工各自都有不同的溝通偏好：如70後員工的慣於面談或利用電話溝通；80至90後員工偏好短訊文字連繫、千禧後則偏向使用「火星文」的非正統語言 (例如： ng g wor（唔知喎）, dim 解ge?（點解嘅？）、Emoji及語音訊息等。然而，一個理想的「智能工作間」(Digital Workplace) 應該能夠容納所有溝通風格，以便精確並有效地傳遞訊息。
如何提升您工作間的數碼化水平以促進不同世代的員工溝通? 立即用5分鐘分析您的工作間！
踏出第一步 革新智能工作間
為了融合不同世代員工的溝通及協作方式，打破隔閡，加強彼此間的「連繫」(Connectivity)、「溝通」(Communication) 及「協作」(Collaboration)，從而改善工作效率，提升生產力，企業應先行評估公司現有的協作及溝通工具是否仍合時宜。首要的一步，是利用網上評估工作間進程的問卷，掌握初步智能工作間進程，例如詢問員工對「連繫」、「溝通」及「協作」的定義，以及企業目前已部署哪種協作方案等等。初步掌握這些基本資訊後，企業便可物色專業顧問團隊親身檢視工作間現況，例如了解員工對科技協作通訊科技的認識及期盼，以便利用不同的協作科技促進團隊之間的溝通。
按此下載理光白皮書，了解更多「燃亮智能工作間」的好處！
善用科技 破舊立新
顧問團隊於檢視工作間現況及各部門對工作方式的期望後，可著手設計智能工作間。當中的特別之處，是以活動為本的模式，讓員工因應工作需要切換工作間位置，毋須局限在既有的辦公桌，此舉有利促進員工之間的協作及交流之餘，亦能充份促進工作間租金上的成本效益。
之後，企業便可進一步採用以下的通訊方式，加強跨世代員工之間的協作及溝通：
- 雲端文件存取：如採用具有「一按入雲」特點的雲端文件存取工具 (Cloud Storage) 掃描所需文件，讓不同世代的員工都能透過智能手機檢視文件，方便之餘，又可節省紙張。對千禧世代而言，這種文件存取方式固然駕輕就熟，而對年長一輩的員工而言，「一按入雲」的文件分享方式，亦有助他們減輕紙張文件管理的工作量，毋須再為找尋文件的位置而費心。
率先免費試用Smart Backup Service (名額有限)，體驗雲端備份帶來之好處！
- 靈活的會議協作：在活動為本的工作間下，企業毋須在特定的環境 (如傳統的會議室) 進行會議，只需配合先進的會議工具，例如支援實時資料共享的互動電子白板(Interactive Whiteboard, IWB)，以及支援多方作視像會議的統一通訊服務 (Unified Communication System, UCS)，任何工作間位置都可以成為會議室，讓不同世代的員工及客戶一起討論工作的進度及構思。這些工具操作簡易，不論哪一世代的員工，都能迅速適應，對年長一輩 (分享經驗) 及年輕一輩的員工 (創新思維)而言，這種協作模式更能加深彼此間的溝通，成為提升業績的重要平台。
總結而言，無論是甚麼行業，要成功營運，經營者除了具有清晰的業務願景，也應重視員工所需所想的工作模式，透過革新協作通訊為不同世代的員工發揮小宇宙，才能攜手提升公司的生產力。
了解更多:
Ricoh – Digital Workplace Services
Ricoh FlexiCloud Smart Storage
Ricoh 互動電子白板
Ricoh 統一通訊系統