現今工作模式趨向靈活流動，對資料儲存的需求亦跟過去大相徑庭。相對自由的工作時段和方式，令資料的存儲較過往更依賴雲端，如iCloud、AWS、Google drive、Dropbox，相信大家都對此並不陌生。
這種工作模式令員工的工作地點不再局限於公司的同時，亦增加同事利用私人資源處理公司文件，包括五花百門的雲端供應商的機會，對於公司重要文件資料的安全保障大大減低。
雲端不統一 增加管理難度
IDC 調查預測，2016年到2020年間，雲端IT基礎建設支出平均每年增長12.5％，而雲端採用率，在2015到2016年之間上升 61%，香港企業更有超過8成有採用雲端系統，但有多達50% 的組織表示公司執行一種以上的私有雲，沒有一個統一的供應商。
公司的網絡共用數據庫或資料庫基於安全和維護成本等因素不可能連接外部網絡，沒有一個統一系統，會帶來很多的安全隱患之餘，亦令公司難於管理和整合資料，並大大增加內部文件外洩的機會。系統的不統一，令員工需要另覓方法連接數據庫，而這樣的安全防範程度，比企業本身所採取的同一數據庫的安全性自然較低，被入侵而竊取重要資料的機會便會因此提升。
集中管理上存 加密資料更安全
想提升資料的保密程度，可以考慮採用Ricoh 的Smart Operation Panel (SOP)，員工可將文件一鍵掃描上傳到雲端系統 ，便能集中將文件儲存，利於管理之餘，還可以加密形式分享，提升資料的私密程度。
另外，用戶可隨SOP 配搭FlexiCloud Connect Plus商用方案，可區分公司及用戶資料，管理員還能管理員工賬號權限，包括文件讀寫及編輯權限等，確保公司資料安全；而SOP還可以支援智能電話及平板應用，真正能為員工做到隨時隨地存取、修改檔案，實現流動智能辦公室。
辦公室的保密和安全性往往是企業計劃成功的關鍵，有意在新一年改善公司的管理，統一資料的儲存，從而加強公司的防禦能力，為未來加強防範與保障的企業，不妨考慮統一公司的雲端，令公司減少後顧之憂。
*來源：
https://www.ithome.com.tw/news/105407
https://www.cisco.com/c/zh_hk/solutions/cloud/journey.html#~stickynav=3