對進行商業會談而言，大家認為面談會議和電話會議有很大的分別嗎？ 2009 年《福布斯》的一份調查報告*1顯示， 84% 受訪者認為面對面的商業會談，比其他會議模式包括電話會議模式等，更能有助與商業夥伴建立牢固而有意義的關係。
雖然面對面會談益處良多，但如要約見商業夥伴面談，往往需要花費大量的時間和精神。先別說海外客戶，當我們需要穿梭本港各區拜訪客戶時，若受到交通擠塞或惡劣天氣影響，我們的會議時間便很大機會被耽誤，可能因此得失客戶而失去生意及影響關係。
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善用通訊科技 提高會議效率
隨著科技發展，市面上有不少企業已採用整合通訊（Unified Communication Service，UCS）方案，用戶可使用電腦或電話隨時與員工及客戶以語音或視像模式聯繫，既不受地點限制，又靈活省時。
UCS方案 一般包括攝影鏡頭、麥克風、揚聲器、有線及無線網絡接駁設備等視像會議所需裝置，並配合對應的應用程式 (app) 使用。透過 UCS 方案，與會者可自攜流動電話等智能設備(Bring Your Own Device，BYOD) 參加會議，並能即時表達意見，毋須使用其他既昂貴又複雜的器材，更毋須親臨指定地點參與會議，既省時又方便。
另外，UCS 方案上可添加互動電子白板 (Interactive WhiteBoard，IWB) ，令會議進行得更有效率。IWB的功能就像一塊一般會議用的白板，其高清顯示器可配合輕觸式操作使用，同時支援網絡功能，協助不同地點的與會者參與及分享圖像，並提供手寫工具，檢閱繪板及設計、共享會議紀錄等功能。
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節省資源 打破地域限制
根據MarketsandMarkets於2016年發表的Unified Communication as a Service (UCaaS) Market*2 報告，UCS 市場規模預計將從2016年的173.5億美元增長到2021年的286.9億美元，期內復合年增長率 (CAGR) 達10.6％，顯示企業採用UCS方案已成一股新趨勢，若希望配合客戶的會議要求，以保持市場地位及市場競爭力，UCS將成企業間不可或缺的方案。
*1:https://i.forbesimg.com/forbesinsights/StudyPDFs/Business_Meetings_FaceToFace.pdf