智能工作間所涉及的方案相當多元化，包括文件管理方案及服務 (Document Solutions & Services)、會議室方案(Meeting Room Solutions)，以及實施自動化的業務流程方案(Business Process Management) 等，各個項目也包含各種軟硬件方案， 企業往往要花費大量時間從不同供應商物色心水產品方案，而且投入的初期成本相對較高，若未能充份評估方案是否合乎企業所需，無疑浪費資源 。
本港企業推行智能化業務並未完善
有報告指，79%的受訪本地企業已部署數碼項目，但只有20%顧客感到高度滿意。雖然有95%本地企業回應稱，視數碼轉型為業務成功與否的關鍵因素，但只有52%有循序漸進地採用最新科技，而確定為未來兩年數碼化進行規劃的企業更僅得28%。[1]
業務流程外判
倘若將這些項目外判給專業團隊負責，讓他們悉心為企業評估所需的智能化方案，並按業務需要以月費或合約形式支付， 便能減低對軟硬件的初期採購、定期維護及系統升級等成本，讓企業能更專注管理其核心業務，提升生產力。外判服務的例子如下：
雲端外判服務： 以月費方式提供雲端文件管理 (Cloud Document Management) 服務，包括透過雲端文件管理資源庫，一方面能集中存取各種文件，又可透過為不同的職能及部門設定不同的登入存取文件權限，提升文件的安全性，亦可提供工作流程工具，自動把文件導向至指定的員工進行批閱，較利用電郵傳送文件方便得多，也能減低傳送錯誤、資料外洩等風險。
文件流程外判服務：透過顧問團隊親身上門為企業評估現有紙張文件檔案的儲存情況，按企業要求將之分門別類，一一進行電子化儲存並將跟原有文件作出校對，確保資料準確，並建立一站式的索引平台，方便企業隨時把舊文件搜索出來。有關的電子文件亦會按企業的要求儲存不同的媒介中，如伺服器及文件管理系統等等。服務商亦會確保資料於整個文件電子化過程中，不會外洩。[2]
當然，企業如能尋找提供一站式雲端服務供應商的協助，更能免卻跟不同供應商進行洽商的不便；而他們的IT專業團隊，隨時提供可靠的支援，能夠管理和確保客戶的數據和應用平台的安全，再加上服務供應商若能提供強大的雲端技術，自然能為企業貫徹最理想的成本效益，減低商業服務成本約10-30%，以及達到高達85-98%重要關鍵績效及顧客滿意度。[3]
資料來源：
[1] https://www.hkcnews.com/article/6845/google-數碼化-香港-6845/數碼化