Ricoh數碼化及自動化革新文件管理系统傳統企業的人力資源 (HR) 部門慣常採用Word及Excel建立各類文件，包括招聘程序、員工檔案、薪酬支付等項目，並透過共享硬碟 (Share drive) 媒介來存取；預算較多、規模較大的HR部門則會採用不同的應用系統，例如人力資源系統、會計系統及企業資源規劃系統去管理文件。然而，這些方法由於欠缺整合性、令部門花費於管理文件的時間大增。
著手數碼化管理 提升工作效率
根據CareerBuilder近期的報告指出，美國約700家受訪的企業主管表示，期望未來10年，自動化方案能夠全面協助管理人才招聘及各項人力資源的工作。另一調查報告Harvey Nash Human Resources Survey亦指出，全球逾90%已採用數碼化及自動化方案的受訪HR部門主管認為，這些科技是量度HR部門職能及投資回報的重要指標[1]。
利用ECM建立整合式平台 管理文件更方便
要簡化文件管理，最重要的第一步，是採用企業內容管理 (Enterprise Content Management, ECM)，建立一站式HR文件管理平台，它可將HR部門各類文件 (如員工出勤、薪酬支付、開支申請表格等等) 數碼化，並中央化儲存於電子資源庫 (Electronic Repository) 作整合式的管理，讓獲授權的HR員工隨時搜索及編輯[2]，相比傳統上管理及存取來自分散於不同應用系統的文件，自然節省處理文件時間。
工作流程自動化
這種平台的好處還可以實施自動化。過往HR員工通常須靠人手從共享硬碟下載相關文件或取得檔案連結路徑，再經電郵傳送至目標員工 / 主管。而透過自動化，文件或表格可直接導向目標員工 / 主管作出檢視及批閱，而檔案的建立及分類亦可自動化，減低人手操作所花的時間。
電子格式文件 資料整合更準確
ECM 亦可提供電子化表格功能，當中採用網頁格式 (Web Form)，簡單輸入幾個步驟便可建立及傳送，而且能將所收集眾多電子表格歸納為單一表格[3]，相對傳統無論透過Excel文件、甚至傳統紙本文件分發給相關員工，收集信息過程固然省時，亦減低後期以人手整合資料所產生的錯誤。
多個預設文件範本
另外，ECM亦提供多項預設範本建立各種文件，為人力資源的一些基本文件如職位申請表、員工合約及員工假期申請等預設流程範本，加快工作流程。這種便利，相信難以在傳統環境中以人手透過Word或Excel建立範本可以達到。
ECM還可以因應企業對各類文件的保存政策，有效地將各類重要的企業文件分門別類，建立索引、簡易進行歸檔及擷取，符合法規遵循。如果只憑傳統Share drive內的資料夾存取，最終只會因文件儲存量愈多，難以妥善及迅速管理。
當然，ECM的操作介面也應簡易，容易讓HR部門操作，才能真正駕馭整合式平台。
HR部門採用Ricoh數碼化及自動化革新文件管理系统，不僅能夠節省處理文件的時間，更重要的，是能夠釋出部門人手，集中資源處理其他策略性項目，例如人才招聘及員工培育工作，為企業帶來更長遠的價值。
[1] Harvey Nash Human Resources Survey 2017 (paragraph 9)
[2] Laserfiche Cloud – The Ultimate Guide for HR Automation (p.3 paragraph 1, line 3)