Ricoh文件自動化管理方案提升生產力美國有大學指出[1]，辦公室桌面愈是凌亂，就代表那人具有創造力思維。愛恩斯坦及蘋果前教主喬布斯便是其中例子。不過，企業家「李超人」的辦公桌卻是乾淨企理，更明言「今日事，今日畢，桌上不留紙」[2]。
成功的領導自有其獨到的思維，行事作風或許難以深究。但如果談到工作間運作的整體效率， 最重要的關鍵是員工透過高效的文件管理方案，便不用花大量時間應付排山倒海的文件，影響生產力。
文件管理的挑戰：
多年前電子文件還未太普及的時候，眾多分析機構的報告都認為傳統紙張文件管理不足。其中IDC就指出，以1,000名員工的企業為例，如果員工每天都花2.5小時搜尋文件的話，公司整體每年便損失250萬美元[3]。 但就算踏入文件電子化較普及的年代，若編排文件（如沒有系統化地於建立檔案資料夾或隨便建立檔案名稱）效率不佳，也會影響搜尋文件效率。
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- 建立一站式文件資源庫，方便搜索文件：根據McKinsey Global Institute報告指出，透過建立一個整合性的搜尋平台，作為一個方便搜尋的知識管理平台的話，可節省員工最高達35%的工作時間於文件搜尋上[4]。企業若建立一站式文件資源庫，將所有電子化文件，透過門戶網站，以標籤頭式輕鬆搜尋出來，節省搜尋文件效率。員工節省時間管理文件，工作效率自然提升，對促進公司的生產力自然有正面的幫助。
- 文件審批流程自動化：方案讓員工的文件直接把文件傳送到相關主管作出審批，相比過往透過電郵附件傳送更有效率。整個工作流程都節省，部門的工作效率自然改善，甚至可以騰出時間協助企業處理創新的項目。
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資料來源：
[1] https://topick.hket.com/article/1713061/愛因斯坦辦公桌超混亂%20%20%20%20美大學研究：凌亂助提高創造力
[2] https://topick.hket.com/article/1828994/李嘉誠辦公桌沒有File與文件%20%20%20%20辦公桌整潔度暗藏成功密碼？
[3] http://www.ejitime.com/materials/idc%20on%20the%20high%20cost%20of%20not%20finding%20information.pdf （p.7 – scenario 1, last paragraph）
[4] https://www.mckinsey.com/industries/high-tech/our-insights/the-social-economy
[5] https://www.roberthalf.com/blog/salaries-and-skills/is-it-time-to-clean-your-work-desk