僅僅幾年，社會上的工作形態已經出現跳躍式的轉變。智能工作間（Digital Workplace）的引入，不單改變了辦公室環境，還有同事間的工作模式。加上科技的配合，促進了企業的「3C」發展，即是Connectivity（聯繫），Communication（傳遞），還有Collaboration（協作）。
一部輕巧、且運作方便的SOP(Smart Operation Panel 智能操作面板)，可將工作間內的打印機帶上另一層次，進一步革新工作模式！所謂「工欲善其事，必先利其器」，提升業務流程的順暢度，達到協作成效，則需善用新科技。
建立辦公室的基礎設施，聯繫員工與辦公室。完善的硬件和軟件設備，是革新工作模式的基礎，若在現有設施上加以優化，就能進一步簡化業務流程，例如在現有設施上配備不同的科技應用程式。“EZ PLUS”是Ricoh自家研發的13個使用程序，內置在SOP(Smart Operation Panel 智能操作面板)上配合影印機及打印機使用，就能即時針對文件操作：公關部門可以在打印過程中加入商標、會計部門和法律部門等可以在掃描過程中除去文件上的機密資料等。該智能設備便於整合企業各類文件，提升業務效率，令打印機等辦公裝置的功能得以擴展，不再局限於打印或掃面這些單一功能上，能滿足不同的業務需求，提高便利性和生產力。
結合雲端科技將資產數碼化，有效地傳遞信息。每個行業都有文件整合的需要，若公司考慮將紙本文件數碼化，選擇採用流程自動化(Workflow Automation)，則可加快整理文件的速度，更可令文件排序及整理得更妥當，方便傳遞信息。除了BPM，SOP也能加快日常的業務流程。在掃描文件的同時，完成存檔分類工作，並即時透過SOP的FlexiCloud Smart Storage，將紙本文件掃描後即時存放在雲端上，供員工隨時隨地能檢視及分享文件。雲端管理增加工作靈活性，提升工作的流動程度。
實行Bring your own device，增強協作性的工作間。Bring your own device是國外流行的工作模式，鼓勵員工自備熟悉的電子設備到工作間，繼而提高生產效率。要實現Bring your own device概念，工作間需要有完善的科技設備，方便員工將自己的設備與工作間的器材連接，例如將平板電腦的畫面投射於會議室內的熒幕上，方便員工進行演說。員工可以在移動電子設備中下載Smart Device Connector，隨時連接工作間內SOP及Ricoh的多功能複印打印機，進行複印，打印和掃描等工序。讓員工在自己熟悉的設備下操作，並相互分享資料及檔案，體驗智能工作間的靈活性，達到協作效果。
加入科技設備，需了解不同員工對科技的接納程度。雖然科技產品日益普及，逐漸大眾化，但公司存有不同年齡及學習能力的員工，未必個個都能自如地操作智能設備。管理層應尋求專業人士協助，幫助了解不同員工對科技設備的接納程度，並在引人新科技後，協助跟進同事的接受情況，令各員工均能盡早適應新科技。
倘若公司引入操作程序簡單，且為人熟悉的基本科技返備，令每位員工都能輕鬆使用，辦事定能事半功倍。如SOP使用Android作業系統，員工可利用預設的QUICK COPY、QUICK SCANNER 及 QUICK FAX，一鍵快速使用影印、掃描及傳真功能。而用户亦可根據需求，於介面上保留常用項目，讓日後運作更方便快捷。此外，SOP內置EZ PLUS多個功能，不需再另外使用AI、InDesign等專業軟件，在附有SOP的打印機上就能輕鬆處理這些簡單的工序。
SOP大大顛覆了傳統打印機的可行性，為打印機增添無限可能。企業在科技的配合下，必定如虎添翼，能增加智能工作間的協作性，改變傳統的工作模式，簡化業務流程便能提升工作效率。