Epidemic caused e-commerce sales growth, and disrupted the automation trend of the logistics industry

自動化文件管理系統（DMS）可讓物流公司在處理文件時減少人為錯誤，簡化工作流程，同時更可縮短貨物交付及收款時間，提升客戶體驗及資金的流動性。 

自動化文件管理系統（DMS）可讓物流公司在處理文件時減少人為錯誤，簡化工作流程，同時更可縮短貨物交付及收款時間，提升客戶體驗及資金的流動性。

在新冠疫情下，各行各業都受到不同程度的影響。因疫情關係，很多人減少外出，並增加了網上消費，物流業在疫情下的營業額反而錄得上升。由於物流業要應付服務需求的上升，同時亦要加強遙距工作（Remote-Working）的安排，以保障員工的安全，業界對流程自動化（Workflow Automation）的需求及諮詢均有所上升。

文件管理系統（DMS）在物流業的興起 電子簽名加強認證安全

以往大部分物流公司在處理文件，如提貨單及送貨單等，從入單到確認收貨單等工序，都依賴大量的人手工作，拖慢了會計部發單收費的過程。近年來，很多公司選用自動化文件管理系統 (DMS)，把單據掃瞄到系統上，並利用光學辨識﹝OCR﹞技術，自動擷取文件上的資料並輸入系統，IDC一項研究指出，未有採用DMS系統的企業，其員工每年約有兩成生產力都會浪費在找尋、複印或整理文件上。另外，DMS系統通常提供簡單自動流程工序，員工及上司可以在系統上作出核對（Verification）及批核（Approval）的程序，如需要較嚴謹的審核，更可利用擁有身份認證功能的電子簽名（eSignature）技術。

未有採用DMS系統的企業，其員工每年約有兩成生產力都會浪費在找尋、複印或整理文件上。

機械人流程自動化（RPA）更全面地加強流程自己化工程

為進一步加強流程自動化的效率，除上述的DMS文件流程工程外，我們可以於自動化工程中加入人工智能﹝Artificial Intelligence﹞及機械學習﹝Machine Learning﹞的元素，例如利用機械人流程自動化（RPA）令系統自我學習不同格式的文件，讓「機械人」明白文件上的重要資料，包括訂單編號、貨款、數量、價錢等意義，加強系統的準確度及減省所需時間，如當一間公司面對過千客戶，過去要花大量時間處理由不同公司發出的新訂單時，RPA可快速處理文件，於短時間準確地處理好收貨、發貨、確認收貨及收款等的程序。Deloitte一份針對RPA的問卷調查顯示，受訪企業對導入RPA的回應均非常正面，如分別提升執行作業準確度達90%及生產力約86%，同時更減少近59%開支，突顯出搭配RPA的DMS文件系統可大大加強工作效率。

解決過往物流業貨期資料不準、查詢不獲回覆等老問題

在物流運輸方面，很多時客戶會擔心貨期不準確，特別是在傳統旺季或疫情下，運送延誤不單會影響商譽，還引致賠償。過往物流公司大多依賴員工以手動方式查詢及更新送貨日期及費用，以及檢查貨物實時位置等資料，再回應客戶的查詢，過程非常耗時。在自動化流程機械人的協助下，所需資料將可由機械人收集，自動更新系統，方便調動送貨人手；而機械人更可24小時全天候工作，應付不同時區的物流追蹤，一旦發現貨物在其中一個環節出現問題，也能第一時間通知員工跟進，達到交付期準、回應迅速的服務承諾，自然能提升客戶的服務體驗。

 

自動化流程機械人可24小時全天候工作，應付不同時區的物流追蹤。

大勢所趨及早轉型 以維持競爭力

在自動化流程機械人的協助下，物流公司不單可騰出人手處理電腦無法處理的重要工作，同時更可縮短貨物交付及收款時間，提升客戶體驗及資金的流動性。事實上，自動化流程機械人還可應用於不同行業，關鍵在於企業決策者是否肯主動掌握，而缺乏這種危機意識，正正便是最大的危機。市場調查公司Gartner早前已發表報告指出自動化流程機械人是2018年增長得最快的商用軟件服務，而在今年9月發表的報告亦預期2021年全球相關服務的收入將達18億美元，較2020年大增19.5%，代表各企業正爭相引入這項新技術，避免在同業之間失去競爭力。面對著這股洪流，企業決策者不能再默默扮演聽眾，應及早掌握這條致勝金鑰，成為業界的KOL！

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