人力資源管理部門的工作重點在於解決公司員工問題，繼而為公司帶來業績的增長。但一些「無關痛癢」且繁複的事項（例如影印文件和輸入資料數據等）嚴重影響他們的工作進度，未能解決基本人力資源問題之餘，甚至會拖慢企業發展進度。
為了提升業務效率，不少企業選擇採取「高效業務流程管理(Business Process Management)」，將部分工序電子化，甚至自動化，讓日復日重複的任務可以獨立運作，而無需人力監督。然而，相比起前線生產，人力資源在自動化流程運用上仍然很低。
如果您的公司還沒採取自動化人力資源管理系統，並且出現以下情況，就必須多加留心了。
情況一：人力資源部門耗費大量時間處理日常事務
人力資源管理包括大量文書工作，而其中以招聘人才最為耗費時間。傳統的招聘程序十分繁複，從發出招聘廣告，到成功為公司吸納新血，當中牽涉大量文件資料，需逐一整理及篩選。
根據國外招聘平台「CareerBuilder」一項調查數據顯示，於沒有實行自動化人力資源管理系統的公司，每位HR平均每週花費14小時或更長時間處理其實可自動完成的工作。結果表明若公司利用科技自動化流程，繁複的日常工作將可有效地處理，人力資源管理部門將會節省更多時間，可專心處理員工事項，更深入了解員工的需求。
情況二：紙本文件佔用辦公室大量的空間
香港法例規定公司必需保存所有業務紀錄，為期最少7年。除了業務紀錄，不少公司均選擇以文本記錄的方式儲存文件，特別是員工資料。試想像一下，若公司將全體員工從入職前的履歷表、證書、面試紀錄，到年終表現評核之紙本文件全部儲起，不單霸佔了辦公室大量空間，亦造成紙張的浪費。
倘若企業選擇電子化相關流程，例如用電子表格取替紙本表格，則能令行政更有效率。以招聘程序為例，求職者於網上填妥電子表格後，連同履歷表、推薦信等文件一同遞交。這樣不但方便相關的部門跟進，加強部門與HR之間的協作，二來容易管理及整合所有資料，方便作出篩選，加快招聘程序。
情況三：公司未能及時給予員工應有的福利
如上文提及，在沒有自動化人力資源管理的公司內，HR需花費大量時間處理繁複文書工作，變相縮短了解員工需求的時間，阻礙HR處理最基本需要解決的「人力資源」問題，及為員工提供適切的協助及福利。例如，人力資源管理部門因忙於文書工作，而無暇處理員工的表現評核，拖慢公司季度評核流程，或者未能及時通知新同事的入職注意事項，甚至未能跟進員工的申請事項等，均會影響公司內部的士氣。
如果將公司人力資源管理系統自動化，則可以自動追蹤員工狀態，清楚員工何時符合享有福利的資格，例如醫療福利、年中花紅比例等，亦可以在後期統一作出調整，加快管理流程。
情況四：人力資源成本高
公司日常印刷紙本文件（如內部表格、合約和告示等）都消耗大量的紙張。另一方面，企業經常忽略計算人力資源的成本，這些文件從處理到存檔都會耗費大量的人力資源及時間，令企業耗費大量的人力資源成本，甚至需要支付額外的加班費用。為盡可能地減少營運成本，企業應該考慮選擇電子化業務流程，例如改用電子表格取替公司內部申請表格，用電子公告形式取替紙張告示。
情況五：行政處理上出現「雙重標準」
儘管公司有明確的工作流程指引，但面對不同人手處理的資料，也難以保證達到內容的一致性。簡單一個例子，日期格式上的不一致亦容易引起誤會，「02/01」指的是一月二還是二月一呢？
另一個例子，在招聘程序上，一位求職者的能力範圍符合公司要求，但預期薪酬卻超出公司預算，寬鬆的HR會選擇給予該位求職者面試機會，而嚴謹的HR可能會直接篩走該求職者。畢竟「應否給予求職者一個面試機會」是較為主觀的問題，但在爭論上可能會耗費較長的時間，若果交由自動化的人力資源管理系統處理，這些問題就能迎刃而解，電腦系統會根據公司設定，直接篩走預期薪酬過高的求職者，或者選擇保留名單，無疑是減輕了人力資源管理的工作負擔。
情況六：經常出現人為錯誤
依賴人手輸入數據，將很大機會出現難以避免的人為失誤。輸入多一個少數點、少一個少數點的落差足以帶給公司巨大的損失；員工身體不適、精神狀態不佳都是可能造成錯誤的成因，儘管再細心也難以確保沒有漏網之魚。在紙本文件為主導的情況下，入錯Data、存錯檔案是常有發生的事情，需要找出錯處也並非一時三刻可以完成的。
而人力資源管理系統自動化，能為耗時的日常工作提供技術支援，也確保服務的一致性，降低錯誤率的發生。
置身於數碼時代，想要提升企業的競爭力，首選就是把業務的流程自動化。自動化人力資源管理系統，除了能降低成本以外，更能改善人力資源流程，避免人為錯誤以致損失，更能提升企業的靈活程度！
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