文件電子化香港工商廈租金高昂，辦公室地方普遍細小，而儲存文件需佔用大量地方，令員工的辦公空間嚴重不足。法律界近年面對數碼轉型 (Digital Transformation) 挑戰*1，尤其在文件數碼化方面難以入手，行業亦急需解決「積效追蹤」(Performance Tracking) 的困難。在一般營運情況下，法律專員與行政部支援員工難免要使用紙張文件，但是人手處理文件管理卻令工序變得繁複，亦需花費時間搜尋，降低工作效率。
自動文件管理比例升
根據羅兵咸永道 (PwC) 會計師事務所的研究*2 指出，全球頭十大律師行正努力推動數碼轉型策略，其中，採用自動文件生產與管理的比例高達 41%。另一方面，上述報告亦指出，環球律師行為提升客戶協作及改善服務體驗，樂於採用數碼與創新科技，以提升法律服務與業務支援水平。
事實上，業務流程管理 (Business Process Management, BPM) 及數碼文件管理的營運理念，同樣可應用於法律專業，建立更具效益及更安全的辦公環境，也是目前市場大勢所趨。資訊管理不單只是把資料輸入電腦，當中涉及數據生命周期管理，由輸入、處理、編輯、取用、儲存、審核、追蹤，以至開出發票等流程都有涉足。客戶對法律服務除了講求效率，亦希望能有清晰透明的收費架構，無論服務規模是大是小，都有統一的計價標準。
邁向文件電子化
根據歐美的主流法規，一般重要文件需要儲存7 年或以上，因此，不同紙張、光碟甚至是錄影帶等未經電子化處理的文件，其實佔用了很多寶貴的儲存空間，加重營運成本。律師行雖然可以考慮使用由第三方提供的儲存空間服務，例如租用「迷你倉」，但無論是運送與倉存，都有一定風險，難以保障重要文件的安全。
其實，要把文件處理數碼化，並非難事，一般文件流程外判與數碼影像服務，均可以輕易代勞。市場上有服務商能協助客戶把相關資料分類，安排文件數碼化，並與原稿校對，同時處理日後文件分類排序、掃描索引，以至搜索共享的框架。落實採用加密電子檔案，除了安全性高外，更能永久保存，同時照顧到合規 (Compliance) 需求。在文檔數碼化工序完成後，服務商亦能協助把所有舊文件安全銷毀，實現無紙辦公室，讓員工有更充裕的工作空間。
數據安全與效率並重
法律專門行業大可考慮使用業務流程管理 (BPM) 方案，令案件管理過程更加透明，同時改善客戶時數計費的收費效率。現時市面上大部分流程管理方案均採用先進安全、達到銀行級別程度的保安技術。除了數據處理與傳送時會被加密外，客戶也可以定立戶口權限，分隔瀏覽指定資訊。
一般而言，BPM 有助降低商業服務成本達三成，兼滿足多個重要營運關鍵績效，務求充分提升律師行的生產力與成本效益。
資料來源：
1* https://www.forbes.com/sites/danielnewman/2017/08/29/top-5-digital-transformation-trends-in-legal/
2* https://www.pwc.co.uk/industries/law-firms/law-firms-survey-report-2017.pdf