企業會計管理上班族經常提倡”Work life balance”（工作與生活平衡），但大家又是否知道，有逾半從事會計行業的人士每周需工作50小時或以上；超過兩成人工作達70小時或以上，有2%每周工作更超過120小時 ? (*1) 除了要趕在每年第一季完成年度的核數工作，一些企業的會計部門每日還需要處理大量收據、發票、交易紀錄、買賣合約等文件，在繁重的工作壓力下，想做到”Work life balance”並不容易。
要數會計部門員工日常工作最令人頭痛的，相信便是處理發票的程序、購物申請或出入賬紀錄等等，大部分資料均為紙張文件，除需經由人手處理，消耗大量時間核對資料之餘；亦要考慮到存放、遺失及文件受損，甚至是影響工作間空間等問題加上出錯或延誤的機會甚高，嚴重的甚至會影響與供應商或客戶的關係。
另一方面，按照本港稅務條例51C，於任何課稅年度內在香港經營行業、專業或業務，必須就其收入和開支保存完整的業務紀錄和會計帳簿，以便稅務局確定該行業、專業或業務所賺取的應評稅利潤。這些紀錄和會計帳簿由交易日期起計，需要保存最少7年，未能保存完整業務紀錄即屬違法，最高可被罰款10萬元。（*2）
香港寸金尺土，但企業要保存完整的業務紀錄，不一定要儲存大量的紙張文件，稅務局自2009年開始已接受將支票存根、發票等原本文件，透過文件掃描成圖像儲存（*3），建立電子記錄時，需保證有關資料完整無缺，適當妥善保存，才能方便日後可以隨時傳閱。
其實，現時的業務流程管理方案能做到的，又豈只於掃描文件？一些可靠的管理系統已能自動將從不同渠道接收的發票核實和分類，進一步整合至企業資源系統（ERP），避免需要經由人手重複輸入，減少錯誤和欺詐情況發生。
以電子形式收取、處理及儲存發票，既能大幅節省會計部員工以人手處理的時間，同時可讓企業管理人員全面掌握整個出入帳過程，方便日後自動製作審計紀錄甚至分析數據，加強現金流管理，令公司的財政透明度更高、處理更具彈性。
企業在訂立文件管理政策時，須權衡法規與實際處理時的難題。把客戶的相關資料和帳單無紙化，建立客戶數據庫，有助企業員工能即時查閱相關資訊；而建立一套完善的發票系統，則有效令繁複的會計工作流程數碼化，既可減輕員工的工作量，亦可讓他們專注於本身的業務範疇。
*1: 會計師公會會員調查報告
*2: 稅務局保存業務紀錄
*3: 「稅務局是否接受以電子格式保存的業務紀錄作為稅務記錄」資料小冊子