共用工作空間全球愈來愈多共用工作空間(Co-working space)[1] 湧現，競爭激烈，營運商如何從中突圍而出，爭取更多初創公司及自由工作者租用，增加生意額，可說是最重大的挑戰。
市場發展蓬勃 競爭愈趨激烈
共用工作空間近年仿如雨後春筍，發展蓬勃。地產研究機構Green Street Advisors在其最新報告預測，到2017年底，全球將有約1.4萬個共用工作空間，遠超2010年的600個。 至於香港，近年亦不乏本地及海外知名的共用工作空間相繼落戶，政府於2017年推出的「青年共享空間計劃」，可視為本港共用工作空間發展的重要里程。
大部分共用工作空間的發展相當成熟，除了基本的「硬件」的配套例如工作間設施及IT設備之外，「軟件」平台包括創業培訓支援及Networking人脈交流活動，亦是重要亮點，為初創企業及自由工作者租戶締造靈活的工作環境及營商機遇。
引入方案 提升共享工作間競爭力
然而， 營運商要突圍而出，吸引更多租戶，應該進一步從革新工作間著手。Ricoh 建議營運商可採用以下方案，提升租戶工作效率，從而加強共用工作空間的競爭力：
- 採用Huddle Room 工作模式提升團隊協作：Huddle概念源自美式足球隊伍在賽事中相互並肩圍作一圈，短時間內相討進攻策略及振奮士氣[2]，這種協作概念漸漸落入工作間環境 - 透過建立規模較小（面積適合4-6人）的工作間，並建立多種協作通訊工具，例如互動電子白板、超短距投影， 讓團隊隨時聚首進行會議，而且亦支援流動裝置如手機及平板電腦，能夠跟工作間以外的團隊即時分享工作資訊，這種極富彈性的協作模式，自然提升共用工作空間的競爭力，深得租戶支持。[3][4]
- 採用裝備於新一代打印機及高端影印機智能操作面板，當中不乏為 租戶預載各適其適的文件管理服務應用程式，例如文件機密資料遮蔽、製作簡單橫額等。智能操作面板甚至能夠提供綜品雲端連接器功能，能夠將文件以OCR方式掃描至電郵或指定雲端路徑，而面板的操作系統亦能開放平台予第三方程式開發商，為租戶延展更多支援用戶文件管理的應用。[5]
https://sop.ricoh-solutions.hk/pdf/RICOH_Brochure_digtal_Ver.pdf - 採用雲端文件管理應用，特別是具有「一按入雲」功能特點，讓用戶提供一鍵簡單存取文件功能，配合 iOS 及Android 流動應用程式， 讓租戶統一雲端儲存，並透過流動裝置，隨時隨地檢視、分享文件，提升工作效率及質素。[6]
共用工作空間若能引入創新的科技和服務，提供更靈活及具協作性的工作環境，讓租戶「Work Smarter」，相信會有助營運商從激烈的競爭環境中脫穎而出，吸引更多租戶。
[1] Policy Address 2017
- 《施政報告 》大力推動創新科技: Innovation and technology boosted in Policy Address (paragraph 13)
- Policy Address 2017 (Chi) (point 232)
- Policy Address 2017 (Eng) (point 232)
[2] https://en.wikipedia.org/wiki/Huddle
[3] https://www.youtube.com/watch?v=hoNdUbZELLE (0’56’’ – 1’15’’)
[4] RICOH's Huddle Concept Video
[5] https://sop.ricoh-solutions.hk/pdf/RICOH_Brochure_digtal_Ver.pdf (p.6)
[6] https://sop.ricoh-solutions.hk/pdf/RICOH_Brochure_digtal_Ver.pdf (p.7)