Ricoh Smart Operation Panel與商業雲端應用現今企業普遍採用共享硬碟分享各種電子文件，例如Word、Excel、PowerPoint等，讓員工能從中自行存取、分享及編輯。但共享硬碟在檔案搜尋、建立時均需要人手進行，花時間之餘，亦有機會容易把檔案傳錯給目標員工，加上若沒有定期進行檔案備份，倘若共享硬碟發生故障，便會遺失重要資料，甚至影響業務運作。
有見及此，愈來愈多企業採用雲端服務進行文件存取，一方面成本較具彈性，同時省卻管理共享硬碟的人手，更可避免因共享硬碟發生故障而遺失資料，減低風險。據早前《香港中小企雲端應用、保安及私隱就緒程度》調查報告指出， 超過五成中小企認為，他們信任雲端服務供應商提供的雲端保安服務[1]。企業倘若建立統一雲端儲存及分享平台，其對外及內部的檔案傳輸必定更具效率。
免費雲端服務隠憂重重
儘管坊間有不少IT公司提供免費雲端檔案存取的服務（如Google, Dropbox），然而，這些服務的存取通常不是來自本地伺服器，上下載的速度未必能符合預期，而且這些服務多數透過員工自行註冊使用，企業難以進行中央管理，重要文件有一定的外洩風險。
整合文件打印系統 盡顯雲端儲存優勢
故此，企業應考慮採用能夠整合工作間打印設備的雲端檔案分享服務，只需數個步驟，用戶便可透過結合於打印系統的智能操作面板「一按入雲」，將紙本文件直接掃描上雲端環境，達至互動、分享及存取檔案效果，操作簡便安全。這項服務具有以下四項特點：
- 文件集中儲存，便於管理：所有文件集中於單一雲端平台儲存，更能以加密形式分享，提升安全效能。
- 本地伺服器存取，速度可靠：利用本地網絡伺服器作為雲端平台存取文件，讓檔案上下載的速度更快、更穩定。
- 支援多種文件檔案格式，方便檢視：除了一般的文件檔案如Word、 Excel、 txt，pdf之外，亦支援多媒體檔案，在毋須使用多媒體播放程式下，直接於雲端存取服務的介面中播放，方便員工隨時檢視。
- 支援流動裝置程式，配合用家：雲端存取服務提供流動程式，供在戶外工作的員工隨時瀏覽及修改文件，大大提升生產力。
方案提供多款月費計劃，讓企業可按實際儲存用量需要選擇合適的月費計劃，取得最佳成本效益。
資料來源:
[1] https://www.techapple.com/archives/15881 (Paragraph 2)