香港作為金融大都會，不但生活節奏急速，工作步伐也日益加快。面對辦公時間不斷延長，工作環境的舒適程度與便利度越來越受重視。但不少企業基於成本問題，會選擇忽視工作間設計的重要性。
然而，工作間的設計往往關乎企業形象。智能工作間不只是一種裝潢間隔，更會協調空間、人與科技三大元素。完善的工作間能為企業節省成本，更能帶來營運收益。
第一 - 革新工作間能有效提升員工積極性
員工工作的積極度很大部分取決於工作環境，企業根據不同員工的需要、工作性質，為員工設計適合的工作間是一門技巧。
例如銷售人員經常外出見客，流動工作位置就能提供予他們處理文件工作，亦能在他們外出見客時給其他同事使用，有效地善用公司資源，讓辦公室更靈活。另一方面，市場部門的同事需要緊密合作，不時需與客戶進行會議，如引入「統一通訊系統」(Unified Communication System)則能讓雙方實時互動，即時共享資料，不用花大量時間在電郵往來上。
若員工能在舒適的空間工作，自然能提升對工作及公司的忠誠度，更有效提升工作效率。
第二 - 數碼設備覆蓋工作間，提升企業競爭力
科技為工作帶來的便利毋庸置疑，設備升級能加快企業工作效率。科技的進步更提升「Bring your own device」的可行性，即除了公司提供電子設備外，亦鼓勵員工將熟悉的電子設備（如：智能手提電話）帶到工作間，繼而提高生產效率，增強工作間的協作性。
在Smart Device Management下，員工只需要利用自身的電子器材，如智能電話，就能與工作間內的設施配對，即時預約會議室、調整工作間設備、控制投影幕等等。不需要經過行政人員的審核工序，亦不需要遞交表格，就能簡單快捷地完成所需的步驟。
第三 - 簡化業務流程以提升工作效率
工作間科技設備愈趨完善能加速數碼化，為簡化行政流程提供了基礎。當中高效業務流程管理(BPM，Business Process Management)可自動化日常繁複的流程，以招聘程序為例，人力資源管理部門不必費時整理求職者的履歷表，透過BPM資料會自動妥善整理並傳送至適當的資料匣，讓企業從篩選履歷表開始的每一個不同階段，都能簡易操作。
BPM能加快進行整個流程，文件處理數碼化能減少使用紙張文件，更可減低文件重複的機會以提升生產力，更能有效保障資料的準確性。
除了BPM能簡化業務流程，智能工作間亦能透過系統自動化，節省工序，縮短處理時間。透過Meeting Room Solution，員工可自行預約會議室，系統不但能辨析會議室的使用率，更能根據情況和申請者的需求，分配最適合的會議空間予員工。利用智能管理系統，會議室就能更有效地被分配。
除此之外，行政人員更能隨時更新應用程式，即時檢查系統，方便監察管理。
第四 - 完善規劃為企業節省成本
完善的智能工作間規劃，能為企業節省不同層面成本，首先，重新規劃空間，不但能清楚計算出適合企業的工作場所大小，更能最大化空間的使用效能，為企業節省租金成本。Ricoh近年來平均為企業節省了7%的會議室空間，同時增加了10%的多用途區域作接待、會議、活動等，相對地節省了25%的工作間面積，亦增加了40%的協作空間。而且智能工作間裡的智能會議室提供無線、流動性高的方案，以提高會議效率及使用量，讓會議更具靈活性。空間得到充分的利用，變相能為企業節省租金成本。
其次，Ricoh協助企業規劃智能工作間（Digital Workplace Services），配合高效業務效能，令工作流程電子化，減少紙張使用，為企業節省更多的儲存空間，也節省紙張和儲存成本。
第五 - 為企業提升整體形象
數碼化及自動化系統能加快企業營運效能，完善的設備更能提升公司的競爭力，從而提升公司形象。
Ricoh Smart Visitor Management，智能訪客管理系統能自動提醒相關人員，在不同時段的訪客資料，甚至自動準備訪客到訪時所需要的物資，例如會議室。在訪客到來時，利用系統登記訪客資料甚至自動辨識來賓身份，縮短接見客人時間，減少行政人員的工作負擔。讓訪客參觀公司或接待客戶的過程更加順暢，就能為企業在客戶面前建立可靠及專業的形象。
Ricoh Digital Workplace Services的專業團隊能了解企業及員工需要，根據不同的業務性質規劃適合其的工作間，不但能有效節省成本，更大大提升工作間的可行性。
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