在時代的急速發展下，若企業不想如逆水行舟般不進則退，我們需要先了解工作間之革新趨勢，並提升硬件設備，從而提升效率。你可看看以下2019年「智能工作間」的四大趨勢，以打造新型的智慧工作間！
一. 以雲端備份為基礎的辦公軟件
在資訊當道的年代，大數據成了企業的重要資產，因為每一筆交易資料、每一個客戶的信息都跟其經營策略環環相扣。所以，這些資源必須妥當地保存，而資料備份則是當中不可或缺的步驟。
資料備份最有效的做法就是遵循「3-2-1原則」：最少製作三個備份檔案、分別存放在兩種不同的媒體、把最少一份保存在異地。而「雲端備份」已經成為眾多企業的熱門首選，皆因它不需要實體的裝置，亦可避免各種天災問題，甚至有的會提供自動更新及同步等功能，讓企業省心不少。
除此以外，雲端備份服務還保證了客戶的可持續性及地域流動性：當企業需翻查過往文件紀錄時，只需透過雲端閱覽，因此不必擔心紙本文件被損毀的隱憂；同時用戶只要連接網絡，就可以隨時隨地存取或刪改文件，加快業務效率。由此可見，雲端備份技術將成為保障企業利益、配合業務發展的最佳拍擋。
二. 充分利用網絡保安系統
正所謂「水能載舟、亦能覆舟」，科技為工作帶來的便利絕對不容置疑，但同時它亦為企業埋下不少商業危機：網絡襲擊、黑客入侵等問題屢見不鮮，輕則令公司伺服器癱瘓、電腦系統無法運作，重則文件資料被盜取、重要數據被清洗。最廣為人知的例子，大概就是2017年爆發的「WannaCry網絡勒索病毒」，它令全球多個企業的網絡安全受到威脅，造成了無法估計的財政損失。
雖然現有科技未能百分百阻擋外來的病毒襲擊，但企業亦能選擇不同方案，妥善地運作、維護和監控網絡系統，以多重措施保障公司資料安全，在意外發生時把損失降到最低。例如聘請IT托管服務的專業人士為公司安裝高強度的防火牆、定期進行網絡安全檢測或採用雲端備份系統等。
三. 採用會議室智能管理系統
現時仍有企業為了減輕行政管理的負擔，而採用按章工作制度，但這套一成不變的做法似乎已經不合時宜了。
相反，若它們能善用智能工作間內的不同設備，則能融合擁有不同習慣的員工 —— 以靈活方案進行團隊協作，將工作間打造得更有效率，讓員工能盡情發揮所能，為企業提高生產力。
其實坊間已有不少公司開始採用智能管理系統來調配內部資源，以預約會議室為例，員工可透過實時更新系統得知會議室的使用狀況，還可根據優先使用權，在短時間內編排會議室的預約。此技術能因應不同情況而作出應變，為企業帶來更多的業務商機。
三. 引入開放式辦公室
香港寸金尺土，對於中小企來說，「加人不加空間」是近年重點考量的項目之一。
由於工作空間有限，而且租金昂貴，固此企業更應實行「無邊界辦公室結構」，引入開放式辦公室，拆除傳統辦公桌的間隔。此舉一來能節省空間，加大實用程度，二來可消除辦公室間隔，減少工作間的壓迫感，提升員工間的連繫 (Connectivity) ，達到有效地訊息傳遞 (Communication)、部門之間互相協作 (Collaboration) 的效果。
四. 實踐綠色智能工作間
近年「社會企業責任」被推崇，成為了大部分投資者在業務發展上的考慮因素。儘管中小企的資金有限，未能將公司大量資源投放在環保事業上，但若它們能把環保概念融入工作間設計，例如在工作間內採用落地玻璃，不但可以增加辦公室的空間感，亦能充分利用自然光；又或者將內部文書電子化，利用電子文本取替紙本文件。如此一來，不但能為生態系統出一分力，亦能提升公司形象，贏得消費者和投資者的好感。
企業了解智能工作間的發展趨勢，才能配合員工工作進程及增強公司內部的協作成效。
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