Ricoh智能工作間提升企業生產力阿里巴巴創辦人馬雲熱愛金庸武俠小說，曾將公司辦公室稱為「桃花島」，而會議室就叫作「光明頂」，後者意味著雲集各派武林精英商討大事，而阿里巴巴的高管不乏在這個光明頂中討論重要業務方針，可見會議室對企業發展相當重要。
然而，傳統會議室卻被視為呆板及欠缺效率，如何革新會議方式及文化、促進工作項目進程都是現今企業老闆認真思考的課題。
傳統會議的不足之處
傳統的會議模式冗長而且效率低，開會之時除了需要預約會議室，開會內容繁多且時間冗長，而且來自不同部門的與會者多，討論公司決策或業務方針較少，故此變得冗長。ShoreTel早前一項訪問了香港、新加坡和澳洲的僱員，發現香港僱員對會議的生產力 (productivity) 評分是三地之中最低，只有2.66分 (4分最高)[1]，可見他們認為開會對工作效率幫助不大。他們認為會議對工作進程無幫助，更會拖累他們延長工作時間。
三招告別會議方式和工作文化
有指「邊散步邊開會」能夠令與會者「轉數快」一些，往往想出具創意的意念。Facebook創辦人朱克伯格便崇尚這一開會方式[2]。但香港吋金尺土，工作節奏急促，這種會議方式未必湊效。建議企業可依以下三個方式革新會議方式及工作文化：
一) 革新智能工作間：
利用專業顧問團隊，評估團隊所需的工作模式，藉此革新以「活動為本」的工作間，讓員工因應工作項目需要往不同的位置跟相關員工協作，較傳統呆坐辦公室更具團隊協作性。
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二) 建立「小型協作空間」：
讓相關工作項目團隊隨時聚首討論工作，毋須像傳統會議室使用時間局限，與會者也集中於相關項目團隊便可進行協作會議，省時方便。
三) 善用通訊協作科技：
包括於小型協作空間引入互動智能白板 (Interactive White Board, IWB)，讓員工可不受空間限制地藉著流程裝置連接視像會議，也不用要求 「人齊先開到會」， 無疑能夠提升彼此之間的協作效率。
會議的目標原意是為企業提供業務決策的議事平台，改善生產力。企業如果仍然因循傳統的冗長會議方式，讓與會員工無法專心提供意見，又如何能夠達到會議的本意？
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資料來源：
[1] https://www.hk01.com/職場/93318/會議冗長生產力低-變相ot打工仔閉翳-主因歸於開會無方向
[2] https://www.hk01.com/職場/231756/職場技巧-邊行邊開會特別多靈感-有這習慣的不只朱克伯格