人力資源的作用對於組織的成功愈見重要,遠超越其傳統功能。人力資源的主要目的正由以人手履行行政職責,轉移至發展具吸引力的工作場所並提高營運效率。人手處理員工紀錄和休假申請會佔用人才招聘和員工歸屬感等策略目標的時間。許多人力資源經理認為,如果能夠摒棄人手工序,包括牽涉紀錄管理、員工入職、支薪及休假管理等任務,他們就可以作出更大的貢獻。

人力資源自動化可以改變人力資源團隊的現況。將由人手進行的日常工序自動化,不但可以提高生產力,還可以減少人為錯誤相關的風險和成本。此外,這亦有助帶來更佳的員工體驗,並為戰略招聘規劃、員工培育和發展等更高價值的任務釋放人力資源。

可自動化的人力資源流程包括:

  • 招聘

  • 員工入職

  • 休假申請管理

  • 支薪管理

 


 

招聘流程自動化

尋找合適的人才需要時間。預算批核、撰寫職位空缺招聘廣告、追蹤求職者、人手篩選大量工作申請、安排面試和商討入職薪酬等事宜可能需要耗時幾個月。 

利用自動化來精簡招聘流程可以顯著節省人力資源經理的時間,只需花費幾分鐘即可為新聘職位管理及建立工作申請。招聘經理可以迅速開始招聘流程,招聘時間得以大大縮短。 

在招聘過程各階段自動收集的數據可提供寶貴的見解和資訊。這些數據有助您優化招聘流程,並透通過數據分析快速確定合適的候選人。

 

入職流程自動化

為新員工提供流暢無縫的入職體驗,可讓組織留下令人深刻的第一印象,更可以令新入職員工倍感親切,期待開始新職務。加快入職流程意味著新員工可以更快投入工作。

入職自動化可以比試算表更快地建立、定制及處理招聘職位。員工可以透過自動化工作流程存取一系列實用資源(包括公司政策和培訓材料),幫助新員工建立自信並有動力完成工作。

休假申請自動化

管理休假對人力資源團隊和員工來說是相當折騰的過程,因為休假類型分為多種,包括帶薪休假、病假、帶薪年假和產假。由於所有休假數據都必須妥善記錄以符合規定,組織必須訂立可集中管理及追蹤所有休假紀錄的方法。 


將申請、批准/拒絕和管理累積休假等休假程序自動化後,員工隨時隨地點擊幾下即可申請各種類型的休假並徵求批核。經理在分配任務時可以隨時掌握團隊成員的出勤情況。持續備存紀錄有助您更輕鬆地存取最近期的資料,並且更容易遵行規則和進行審核。 

支薪自動化

辦理支薪流程是任何企業最為重要、但往往亦最為繁瑣的職能之一。延誤或計算出錯等支薪相關錯誤不但會損害僱主與僱員之間的關係,還會影響公司的聲譽和僱員留任與否。 


支薪自動化可幫助人力資源經理摒棄人手工序,包括數據輸入、時間表和休假狀況追蹤,確保薪資計算高度準確並按時支付予員工。支薪分析可協助決策者更深入了解人力總成本和現金流管理。對支薪數據的正確分析還可以協助企業領袖制定未來的發展戰略。

 


人力資源流程自動化的好處

  • 提高生產力

    因自動化而節省的時間可以轉用於增加員工歸屬感,以及推動富有價值的計劃和任務。

  • 大幅降低違規處罰的風險

    自動化和電子紀錄管理能加強安全性和資訊治理,並降低未經授權存取的風險。
  • 透過大數據分析深入了解

    一旦流程實現自動化,人力資源經理就可以分析工作流程和當中的瓶頸,從而作出明智決策,以持續改進流程。
  • 節省營運成本

    無紙化環境可以大大減少與紙本紀錄管理相關的列印、儲存和快遞成本。人力資源自動化還有助減少需要人手執行任務的員工人數。

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