理光協助全球房地產龍頭簡化並提高人力資源工作流程的敏捷度

協助掌管數百億美元資產的房地產投資龍頭改造人力資源工作流程

全球房地產龍頭Mapletree Investments Pte. Ltd.有意透過內容服務平台，對員工的人事檔案（p-files）進行數碼化管理。 該公司不同國家的人力資源工作流程大部分由集團人力資源部管理。然而，隨著業務擴展，文書管理工作令該部門不堪重負，於是，公司決定向理光求助。

透過本個案分享，我們將講述理光的工作流程自動化方案如何幫助 Mapletree無縫實現人力資源歸檔工作流程自動化，並藉此取得重大業務成果。 

理光的DocuWare 幫助我們實現手動及勞動密集工作的自動化，繼而讓我們得以更加順暢開展日常業務。

Mapletree Investments Pte Ltd 集團人力資源總監 Lee Shiau Fei

概覽

Mapletree是一間總部位於新加坡的房地產開發、投資及資本管理公司。公司擁有龐大的辦事處網絡，遍及亞太、歐洲及英美等13個市場，於全球僱用逾2,000名員工，專注為持份者創造價值，各類房地產發展項目更屢獲殊榮，往績卓然。

挑戰

對文件管理方案的需求

在不同國家，人力資源工作流程主要由集團人力資源部負責管理。隨著業務擴張，管理大量紙質數據以及追蹤、存放和處理人力資源文件等日常工作，對人力資源團隊而言，變得異常乏味且耗時。 此外，存放硬拷貝文件亦佔用過多辦公室空間。

「彼時我們需要一項能讓我們無縫實現人力資源歸檔工作流程自動化、改進後台流程，同時滿足全球團隊不斷變化需求的數碼方案，」

Mapletree Investments Pte Ltd 集團人力資源總監 Lee Shiau Fei

解決方案

理光DocuWare如何協助實現人力資源流程的精簡和自動化

Mapletree聘用理光時，他們想尋找一種方案，讓他們能夠使僱員的人事檔案數碼化並保存於安全的數碼內容管理平台。有關方案需要幫助他們高效地管理機密數碼文件&mdash；包括歸檔、存檔及檢索。

經採納理光DocuWare作為僱員文件管理方案，Mapletree透過簡化及數碼化現有端對端的人力資源流程 ，成功減少用紙。 藉助DocuWare方案 ，Mapletree的人力資源團隊可將準備就緒的數碼工作流程及網頁表單用於文件追蹤及僱員生命週期流程，包括聘用、入職、績效評審及休假申請管理。

理光DocuWare的功能及優勢： 

實現文件工作流程自動化

以安全和集中的歸檔方式保護數據及文件

構建透明工作流程，存取過程安全、受控且有完善記錄

透過工作列表、郵件提示及備忘錄推進流程

提供強大的搜尋及顯示選項，可視乎需要快速檢索資料

可實地或在雲端使用

成果

提升人力資源效率及生產力水平

理光DocuWare幫助Mapletree實現人手操作及勞工密集工作的自動化，節省歸檔、追蹤或檢索文件所需的時間，確保日常業務運作暢順。

透過簡化文件管理流程，Mapletree得以提升其人力資源團隊的效率及生產力水平。 有關團隊可透過簡潔的用戶界面登入公司安全網絡，輕鬆快速地遠程檢索或存取員工的文檔，轉而將更多時間用於處理價值較高的工作。

 

理光的數碼工作流程及自動化方案透過更簡單、快速，且更有利協作的工作方式，幫助我們的人力資源團隊保持工作及生產成效，藉此提高效率及團隊凝聚力。

Mapletree Investments Pte Ltd 集團人力資源總監 Lee Shiau Fei

結論

化繁為簡，使工作流程更靈活

理光的工作流程自動化方案能夠幫助Mapletree簡化複雜的文件管理流程，提高工作流程的靈活度。

藉由手動工作的自動化及運用數碼工作流程，該方案成功幫助公司提升人力資源團隊的效率及生產力，同時確保遵守所有相關規例及標準 ，有利核數師快速高效地審閱文件。

「我們樂見過渡至數碼文件管理方案所產生的積極效應，該方案同時得到了公司全球各人力資源團隊的一致認可，」

Mapletree Investments Pte Ltd 集團人力資源總監 Lee Shiau Fei