有本地連鎖醫療機構近期推出手機應用程式，提供加入電子掛號、預約疫苗注射、電子醫療卡及視像會診等服務，並計劃日後推出更多元化的功能，包括電子支付系統、實時個人健康數據資訊，以及整合醫療檔案等，方便醫護人員及病人。這個程式見證了醫療機構邁向電子化服務的新里程，但若能採用文件管理方案，整合各項文件並實施自動化流程管理文件，提升生產力之餘，更能藉著各項文件數據的報表分析，作為機構日後營運決策方針。
事實上，本地不少醫療機構已開始推行電子化文件管理，例如本港已實施多年的醫健通，推行電子病歷，讓公營醫院及參與計劃的私營醫療機構互連互通， 部份私營醫療中心亦已採用電子診所管理系統 (CMS) 及電子病歷紀錄 (ePR)，取代紙本文件記錄病歷，方便記錄及查找病歷。
邁向智能化文件管理
然而，電子化病歷只是邁向智能化管理的第一步。如果能夠以一站式文件管理方案， 並實施自動化文件流程，及早把相關的文件自動化傳送到相關部門員工迅速跟進，簡化工作流程。若將所有電子文件的數據資訊進行統計分析，將能改善日後的工作流程，甚至帶來精明的業務決策。
整合各類文件 方便搜尋
透過一站式電子文件資源庫，整合各項文件，包括內部如病歷、會計及藥物採購等文件，再透過標籤索引搜尋功能，讓醫療機構不同部門的員工都能從中迅速找出所需文件，相比傳統透過共享硬碟搜索，都更勝一籌。
推動工作流程自動化
一站式電子文件資源庫亦可為醫療機構實施自動化的工作流程， 例如醫生輸入應診病人的藥單資料後，上載至一站式電子文件資源庫並自動導向藥劑部員工，迅速配藥，減省透過列印藥單再交由相關員工進行配藥的程序。
提供報告分析 改善日後工作流程
電子文件資源庫涉及各類電子文件的數據，若從不同的數據進行統計及分析，為營運部門檢視並改善各項工作流程，自然能夠促進業務效率。
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資料來源：
http://www.mobihealthnews.com/content/survey-64-percent-patients-use-digital-device-manage-health (報告)
https://www.allianzebpo.com/blog/digitize-patient-records/ (好處)
http://www.ironmountain.hk/zh/Solutions/Healthcare.aspx
https://www.qhms.com/media-centre/mobile-app.aspx?lang=tc
https://topick.hket.com/article/2009598/卓健夥矽谷初創推電子掛號%E3%80%80醫生視像講解驗身報告
http://www.hkdu.org/Structure/ChairmansMessage/2007/2007-05%20(Chinese).htm