近年本港建造業工程項目龐大，包括公私營屋宇建築或是運輸基建等，與此同時，工程成本上漲及人才流失，嚴重影響士氣和生產力。當中工程繁多事項作出判斷，往往涉及不同部門的文件往來、閱讀及審批，業界如可善用資訊科技，將工作流程自動化，配合統一文件共享系統方案，讓身處辦公室外的夥伴及員工都可隨時隨地存取文件，減省繁複的程序及縮短人手文件處理的時間，自然有效改善建造業環境，提升士氣，加强生產力，甚至吸引年輕人入行！
本港工程項目興旺。根據政府統計處的資料顯示，在2017年12月，本港共有1,439 個在施工中的建築地盤，較去年同期的1,349個增加3.5%[1]；而建築地盤合共僱用 122,761 名工人，較去年同期增加3.5%[2]。建築地盤除了興建公私營的樓宇住宅或商廈之外，亦涉及大型基建﹐除了已接近竣工的廣深港高速鐵路及港珠澳大橋外，亦包括港深共同開發的落馬洲河套及新界北發展區。[3]
傳統文件管理效率低
然而，工程項目當中往往涉及多種工程文件往來及審批，若只靠傳統方式利用紙張文件往來，不僅存檔不便，難以搜尋，身處地盤的員工亦不容易檢視儲存於辦公室的紙張工程文件，拖慢工作效率。而透過採用一站式電子文件資源庫，分門別類儲存各類電子文件，辦公室或地盤的員工便能輕鬆透過桌面電腦及流動裝置檢視文件，而且資料庫亦可提供文件流程自動化，把文件自動傳送給主管部門審批，這種便利是紙張文件難以做到。
實施文件流程自動化的四大好處
總括而言，以下是文件流程自動化，配合統一的文件共享方案的四大好處，能讓建造業改善環境，吸引年輕人入行：
一、統一管理 有效監控
面對建築工程規模龐大且複雜的市場，承建商要妥善管理海量的工程文件及圖則，確保文檔不被隨意修改。採用統一文件共享系統方案，切有用戶權限管理和審計跟踪，可進行有效監控。
二、全文檢索 加密存儲 安全可靠
海量的工程文件及圖則，有如大海撈針，缺乏效率。然而，透過統一文件共享系統方案，並提供文檔加密和嚴格的安全防護，可快速從海量資料中安全精準查找所需文件，確保文件的安全性和可靠性。
三、加強溝通 流動共享
工程規模龐大，多個部門的夥伴共同使用時，文件版本難免混亂，費時深究。令各流動性員工隨時隨地存取文件，有效管理文件版本，加强文件保障，夥伴之間的溝通，自然更有效協作共享。
四、自動流程 減低錯誤
文件相關的日期提醒與任務管理，自動化給相關部門主管審批或通知，取代經電郵分發或用紙張傳閱的傳統做法，有助減低傳送錯誤。
個案分享：本地建築公司實施文件流程自動化的好處
了解上述文件流程自動化管理的好處後，不妨進一步了解本地的實例應用：本地一家上市的建築公司，因舊有的文件管理系統在存檔及分發過程中容易出錯，又不能在工作間以外存取文件，故此轉用了Ricoh自動化文件管理方案，成功把數以萬計的文件集中儲存於中央資料庫，並透過遙距及流動文件存取功能簡化業務運作，讓後勤辦公室及地盤之間時刻連繫無間，將日常行政工作所需時間大幅縮短20%，印刷成本亦得以減半。[4]
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資料來源:
[1] https://www.statistics.gov.hk/pub/B10500042017QQ04B0100.pdf (p.2 2.1)
[2] https://www.statistics.gov.hk/pub/B10500042017QQ04B0100.pdf (p.2 2.2)
[3] http://hong-kong-economy-research.hktdc.com/business-news/article/香港行業概況/香港屋宇建築及建造業概況/hkip/tc/1/1X000000/1X003UNV.htm (paragraph 7)