客户分享
客製化解決方案迎合行業獨特營運文化 任務訂單管理系統助建築業領先同儕
理光協助一間傳統大型建築工程公司，打造出客製化任務訂單管理系統（Task Order Management System）解決方案，不單為客戶贏得分包合約，客製化任務訂單管理系統及業務流程自動化解決方案更助客戶提升服務質素。根據施政報告，本港短期內將有各項基建工程進行，為配合未來發展，預料將會批出大量外判工程合約，本地建築業將會直接受惠。不過，隨著政府於2年多前積極推行「建造業2.0」，對工程公司的建築質量管理、安全性等提升了要求，因此即使未來數年間基建工程大增，但建築業亦必須符合政府要求，才可得到中標機會。
本地一間傳統大型建築工程公司，過往曾負責不同的政府工程，也深感「價低者得」的構念已成過去，如利用傳統科技管理工程項目，將與時代脫節，亦不能滿足政府的中標要求。理光業務轉型顧問在得悉客戶期望及建築業普遍遇到的科技應用樽頸問題，便為客戶打造出既能超越工程的科技應用要求，同時亦能集中管理多種業界常用工程軟件的客製化任務訂單管理系統（Task Order Management System）解決方案，不單為客戶贏得分包合約，客製化任務訂單管理系統及業務流程自動化解決方案更助客戶提升服務質素，在未來的工程投標中取得更大優勢。
目錄
建築業常用軟件種類繁多 數據孤島增加行政成本
- 業界一直採用多種科技軟件管理工程進度，包括電子文件管理系統（Electronics Document Management System, EDMS）儲存工程文件及檢視審批流程、數碼工程監督系統（Digital Works Supervision System, DWSS）記錄各項工程進度及相關資料，以及地理資訊系統（Geographic Information System, GIS）標注各項工程的位置資訊。不過這些系統均獨立運作，令資料變得零碎及不透明，各工程持份者無法輕易掌握各項工程的進度、資金流向等資訊，造成龐大的行政成本。
- 外判工程的政府部門表明希望採用較熟悉的 MS Access 軟件記錄各種工程資訊，不過這項傳統軟件已不合時宜，難以處理龐大數據，同時亦不足以應付流動辦工的科技需求。
- 傳統建築業日常產生大量紙本文件，管理及儲存成本高，搜尋特定項目亦不容易。此外，員工攜帶紙本文件外出工作亦存在遺失及外洩資料風險。
客製化任務訂單管理系統 集中管理數據提升客戶體驗
- 採用理光客製化任務訂單管理系統（Task Order Management System）解決方案，其獨特之處是可整合 EDMS、DWSS 及 GIS 三大建築業常用軟件，令委託的政府部門、顧問公司能隨時清晰查閱工程各種資料，減少建築公司回覆查詢所花費的人力、物力及時間，提升各持份者的使用體驗。
- 推薦使用 MySQL網絡應用程式管理及處理數據庫，其可擴充性、流動性及持續性，足以應付龐大的工程資料記錄，同時可讓員工及持份者流動編輯及查閱工程數據。雲端存取文件亦可減少文件遺失及外洩風險。
- 使用理光提供的光學辨識技術（OCR），將文件準確無誤地轉換成數碼化檔案，並配合理光流程自動化解決方案，將資料送交及提醒指定員工及主管審批，大大減少儲存空間及人為輸入錯誤等問題，同時加快工作流程。
理光商業顧問之言
「由於客戶誤會理光缺乏針對建築業的解決方案，所以起初未能完全信任我們。事實上理光的專業團隊曾為各行各業例如建築、物管、物流、保險等，打造出各種客製化解決方案，不會囿限於指定行業，而且結果更屢獲客戶讚賞。而在今次個案中，我們與合作伙伴詳細研究行業痛點，並在政府、顧問公司及客戶面前作出深入精要的示範後，成功改變局方意欲採用傳統科技的想法，應允使用任務訂單管理系統，同時打破政府外判服務以『價低者得』的潛規則，為客戶贏得工程合約。」