Mtel 矽谷式智能工作間 活用空間提升協作效率

由70後至千禧世代，四代人共處同一工作間，單單是溝通，就有不同的模式偏好。年長員工習慣凡事以電郵、書信作正規通信來往；新世代則偏好採用社交平台或 messages ，彼此之間容易因習慣不同而產生磨擦。另一方面，新世代著重工作空間的靈活和自由，追求工作環境的新鮮感，辦公室進行空間設計時，如何令不同特質的員工和諧共處，絕對是一門高深的學問。

新世代的工作模式

以香港三大流動應用程式開發商之一的Mtel為例，負責人黃明威（ Willy） 將矽谷初創企業的文化引進管理，採取彈性上班時間，提供傳統公司少見的福利，甚至安排年度公司旅行，以慰勞同事。公司文化令新世代員工產生歸屬感，工作時自然更加賣力。Mtel的項目有可以讓員工感到自豪的跨國手機應用程式，亦有讓程式員以自己「Cap 圖」習慣展示創意的“Whatscap”一類副項目，帶著矽谷式的自由與實驗性基因，符合年輕一代追求的工作模式。其他公司雖然可以複製福利，但 Willy 獨特的管理哲學把公司構建成以年輕員工為主，自由快樂又不失工作效率之現代化工作環境。

智能工作間符合不同員工個性習慣

Mtel團隊近年拿下屈臣氏、花旗銀行、麥當勞甚至太古資源等重要客戶，更提供流動應用程式以外更多不同數碼應用方案。公司規模不斷擴大，需要增聘大量人手，必須重新設計空間的規劃，才能滿足發展藍圖。Willy一直希望工作間可以符合不同員工個性習慣，將團隊協作及和諧度推至最高峰，因此，藉著今次業務擴展的機會，Willy決心部署符合新世代需要的智能工作間。其中最大難題是怎樣能夠在約超過7,200呎的工作間內容納過百員工，更可讓同事有足夠空間快速商討問題，提升公司士氣和效率。

Ricoh 的 3C 模式融合空間、人和科技的工作間理念

Willy在一次與Ricoh市場及拓展部總監莊禮基同場碰面時，談及智能工作間的議題，得知Ricoh有提供相關方案，並進一步了解到Ricoh講求的 3C - Connectivity（聯繫）、Communication（傳遞） 及 Collaboration（協作），致力營造融合空間、人和科技的工作間理念，與Willy的管理哲學不謀而合，因此便拍板把Mtel工作間重新規劃的重任交託予Ricoh，讓後者代為構建理想的智能工作間。Willy表示，搬遷之前不知如何入手，幸好有Ricoh提供一站式服務，於設計前詳細了解各部門員工的特性及對工作間的期望，由會議室大小至打印機擺放位置，均以科學方法計算出費用，節省不必要開支。而且Ricoh收費方案靈活，甚至可以按照客戶需要提供月費模式，部分設備則可按用量收費，令企業更靈活地調配資金。經計算後，Willy發現Mtel 工作間的營運成本，無論在用電、購置設備，以至傢俬等項目，比公司原定計劃節省多達四分之一。

靈活使用工作空間有助提升公司形象

Willy 透露，Ricoh設計師提供了很多空間運用的建議，例如減少傳統會議室，多加一些矽谷流行的共用空間，以供經常外出工作的營業部同事使用。此舉不但有助騰空出更多空間，更可提高同事對工作間的新鮮感。他表示，搬入新辦公室初期已感受到工作模式明顯改善，不但能將大部分地方變成開放式格局，同事間的交流亦明顯增加。現在同事能以手提電腦在共用空間相互聯繫，交換彼此的想法，省卻以往預約會議室及連接投影機設備等流程，大大提升效率之餘，更切合工作模式需求。雖然人手陸續增加，但新設計卻沒有縮減每位同事的活動空間。Willy更表示，辦公室完全沒有擠迫感覺，客戶在參觀新的工作間後，亦可感受到公司的活力和理念，間接提升公司形象。

此外，Ricoh 亦為Mtel建立了一套完善的ICT（Information and Communications Technology）方案，並配合統一通訊服務（Unified Communication Service, UCS ）連接工作間的不同設備，除了可讓員工隨時隨地聯繫及溝通外，亦方便與國外合作夥伴進行商談及會議，使Mtel的業務更有彈性，溝通不再受地域和時間的限制。

Mtel 非常重視項目完成後的跟進工作，因為很多問題都要在新工作間真正使用後才能發現，而Ricoh 安排專人替員工進行滿意度調查，收集意見，在短期內提出改善方案及時間表，細心照顧工作間變化前後的每一個步驟，務求讓管理層及員工均滿意並適應新環境。Willy認為，Ricoh由設計、後續支援到靈活的繳付模式上，都能一站式幫助企業升級智能工作間，不但使空間得到活用，減少採購設備，更能提升員工和諧度與效率，對公司整體競爭力有極為正面的影響。