資訊科技管理服務可靠安全 加快中小企數碼轉型步伐
陳澔傳（Thomas）去年開始接手廣賢永固木業，立即為這門家族生意開展數碼轉型，提升在業內的競爭力。
時代在變，企業管理者已不能食老本，以為同一套經營手法可以永續通行。有見及此，近年不少企業加快數碼轉型（Digital Transformation）步伐，期望借助新科技提升工作效率及調撥資源彈性，最終達到改善客戶體驗、提升業績的轉型目標。不過，數碼轉型並非一項單純的採購流程，而是必須針對行業的獨特環境、企業文化，才能作出精準的轉型部署。開業四十多年的廣賢永固木業有限公司，便在去年開展數碼轉型旅程，更開明地採用資訊科技管理服務（Managed IT Services），交由專家制定轉型方案，讓公司可將精力投放於拓展業務上，在提升營運效率之餘而不失現有的競爭力。
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傳統木業落實轉型 雲端應用增強競爭力
廣賢永固木業除了承包香港公共房屋及居屋的木門訂單，也有為其他私人機構提供木門訂造服務，圖為香港童軍總會總部所採用的木門。
廣賢永固木業的香港總辦事處於 1982 年成立，主要生產木門及木製品，並將產品銷售到全球各地；公司的業務主要以承包公共房屋及居屋的木門生產及組裝為主。去年陳澔傳（Thomas）開始接手這門家族生意，曾到海外留學的他，便計劃趁著辦公室搬遷，一併進行數碼轉型。「在全球科技發展下，企業數碼轉型已是必然趨勢。以我們的行業為例，木門的生產尺寸及安裝位置，一概以圖則作準；以往職員出外開會或到地盤監工，便要事先打印好所需圖則，如有任何錯漏便必須趕回公司重新打印，非常浪費時間；但如果將圖則儲存在雲端數據庫，就算印錯了其他檔案也可直接於雲端取回正確圖則，而且亦可節省打印成本及響應環保理念。」
Thomas說Ricoh在十多年前開始為公司提供打印服務解決方案，長年的優質服務，令他有信心將資訊科技管理服務交予對方負責。
外判資訊科技管理服務 可靠拍檔減輕轉型負擔
相比起其他行家，Thomas說公司在 IT 管理上走得較前，適當地將資訊科技管理服務交由第三方服務供應商負責。「套用近年一句網絡術語，『別用自己的愛好挑戰別人的職業』，雖然很久以前我們也試過將 IT 工作交由其中一個員工兼任，但管理層很快已了解到重要工作應交由專家負責，所以在今次決定轉型後，亦很快落實交由專家策劃。」不過，問題便隨之而來，因為長期合作的資訊科技管理服務商似乎未能提供完整的解決方案，特別是缺乏雲端架構及應用服務的配套，便令 Thomas 的信心大打折扣。跟公司同事商議後，便打算另覓資訊科技管理服務供應商，而眾人第一時間想起的，便是為公司提供了打印服務解決方案十多年的Ricoh理光。
得知廣賢永固木業決定數碼轉型後，Ricoh 的專業團隊便細心研究對方在資訊科技上的實際需要，制訂出一套適合Thomas的解決方案。
「我們日常工作要打印大量圖則和文件，打印機及碳粉的損耗率極高。不過，從前的服務供應商補貨速度慢，而且在打印機發生問題時亦未能提供即時支援，有時可能要等兩、三日，留下很多不愉快的經驗。」轉用 Ricoh 打印服務後，不單補給消耗品及技術支援的反應迅速，打印機亦顯著耐用，而且 Ricoh 團隊亦會適時為公司推薦及引入配備最新技術的機款，長期得到優質服務，便令 Thomas 有意進一步嘗試 Ricoh 的資訊科技管理服務。
Thomas 說業務營運涉及大量圖則及文件儲存，將相關數據上雲後，便可輕易在任何地方遙距存取。
精準鎖定行業轉型挑戰 全面照顧營運及安全問題
Ricoh 專業團隊得知廣賢永固木業在數碼轉型方面需要支援，便邀約 Thomas 及其員工會面，深入了解公司的行業獨有生態、營運模式，以及正面對的困難。經總結後，為 Thomas 詳細闡述多項轉型挑戰，並逐一提供解決方案。
挑戰 |
解決方案 |
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圖則及文件存取 大部分員工須外出工作，開會及監管工程進度時必須使用正確的圖則。圖則儲存容量大，備份及打印圖則的成本均極高，如員工外出後才發現圖則有問題，便要浪費大量時間回公司重印，拖慢工程進度。 |
將圖則全部儲存於雲端數據中心，儲存容量可彈性擴充，減少採購儲存硬件的時間及存取成本；而且業界亦逐漸習慣使用電子設備如平板電腦（tablet）展示圖則，上雲後便更易與其他合作夥伴接軌。 |
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缺乏遙距協作工具 中港兩地員工主要利用即時通訊平台溝通及傳送訂單、圖則等檔案，雜亂的對話及檔案傳送紀錄亦不利溝通，甚至有可能產生誤會，更有可能引致重要資料外洩。 |
雲端檔案分享工具 可清晰將各種檔案分類儲存，搜尋及分享特定檔案容易，減少協作雙方各自開啟不同版本檔案的風險；而且上雲後可供多人多地遙距讀取，可照顧中港兩地、出勤員工的需要。 |
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網絡安全環境嚴峻 Thomas 留意到近年網絡攻擊日趨嚴重，特別是勒索軟件（ransomware）可導致龐大損失，必須加強伺服器的防禦力。 |
委託 Ricoh 網絡安全中心監管公司的網絡數據傳輸，偵測及攔截各種可疑的網絡活動，並為 Thomas 挑選新世代防火牆，避免公司受到勒索軟件或釣魚電郵等攻擊。 |
採用雲端儲存及新世代防火牆後，大幅減少了在地（on-perm）儲存硬件及伺服器的需要。
及早開展數碼轉型 提升營運彈性迎接商業機遇
隨著2021年十一月公司搬到了新辦公室，廣賢永固木業亦正式開展數碼轉型之旅。Thomas 說已開始體驗到數碼轉型帶來的優點，不過由於員工長年習慣了傳統工作方式，所以轉型步伐不能操之過急。他暫時亦很滿意 Ricoh 團隊提供的支援，「過程中他們未有過度推銷解決方案，而是針對我們的營運需要而作出各種建議，而且無論我們有哪些要求，團隊都能盡力配合，推薦適合的方案。」Thomas 最滿意是 Ricoh能提供一條龍服務，由銷售產品至協助申請創新及科技基金（又稱「科技券」），都大大減輕自己及員工的負擔。
大部分員工須外出工作，因此將數據上雲後，員工便可減少往返辦公室的需要，提升工作效率。
有了這次寶貴的經驗，Thomas 對隨後的轉型旅程信心十足，特別是早前特首公布的2021年施政報告指出，將會加快開發新界東北地區，在未來十年興建33萬公營房屋，讓廣賢永固木業的數碼轉型旅程開展得更合時，有機會獲得更多合約。正如俗語所說，「機會只會留給有準備的人」，預先做好萬全的準備，才能保持靈活彈性，應付不同的挑戰。
廣賢永固木業的主要業務是承包香港公共房屋及居屋的木門生產及組裝，憑著優質產品及服務，多年來獲得不少獎項。