智能工作間拉近員工距離 Fairate實現資源共享驅動數碼創新
由最初的 7 人專業團隊，發展至現時百多名全職員工的國際海空運輸和集裝企業，輝域海空運有限公司 (Fairate) 見證長達 30 年的行業變遷，可說是典型香港人奮發向上的故事。與部分白手興家的例子一樣，提供國際貨運、物流方案、倉儲及供應鏈管理等服務的Fairate能達致今日的規模，並榮獲多項「優秀代理」獎並非一蹴而就，全賴多年來堅守其經營理念，以合理價格為客戶提供最優質的服務，並針對時刻變化的市場需求，不斷提升服務水平。
辦公室破舊立新迎數碼化挑戰
隨著近年大型物流公司爭相投資先進系統以追蹤貨物位置、提高效率、向客戶提供實時資訊，市場競爭愈見激烈。Fairate行政董事譚耀輝 (William Tam) 深信，要貫徹其業務宗旨，公司必須全面推行電子化方能迎合甚至超越市場需求。為能更有效規劃空間，Fairate在籌備新辦公室時，果斷捨棄傳統設計裝修工程公司，採納 Ricoh 創新的 3C 智能工作間設計，希望藉此能提高員工協作效率、減少資源損耗。
創新空間規劃促進協作溝通
William 透露：「物流技術發展迅速，電子化尤其明顯，加上業務夥伴對工作流程數碼化的要求與日俱增，若打算推進業務發展，公司就必須由內到外推行數碼化轉型。」的確，過去辦公室地方雖大，卻往往因而造成資源和空間浪費，令部門之間疏離欠缺溝通，銷售人員更笑說找其他部門同事猶如「過海」。
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子承父業，80 後的總經理譚文博 (Jack Tam) 對辦公室數碼化需求之迫切有更深刻的體會。尤其是倉務員流失率極高，要留住人才，Jack 認為倉庫必須提供全面的 Wifi 覆蓋，同時逐步推行自動化流程，令本來沉悶的工作變得輕鬆流暢。另一方面，William則憂慮員工未能接受新辦公室的開放式設計，抗拒縮減個人工作空間，盼能藉應用創新方案改善新辦公室的空間使用率，以促進同事間的溝通、連繫和協作。Jack 坦言籌備之初曾物色傳統辦公室設計公司，雖則欣賞對方美輪美奐的設計，然而那些設計花巧有餘，實用性不足，未能配合公司日常營運數碼化的創新需求。
重新定義工作間落實3C 理念
為進一步了解 Ricoh 的智能工作間規劃服務能如何配合公司的發展策略，Jack 和 William 更特地前往Ricoh位於「一號九龍」的智能工作間，實地視察現代工作間的創新設計。有別一般設計公司只著眼視覺效果，Ricoh強調重新思考實體辦公室的目的和意義，提倡以「工作間」(workplace) 取代傳統的「辦公室」(office)，配合創新科技和服務，有效運用空間之餘，亦提高工作環境的凝聚力，令工作環境不再受制於地理空間規限。而 Ricoh 的3C 理念：Connectivity (連繫)、Communication (訊息傳遞) 及Collaboration (協作)，亦正正是Fairate所追求的變革目標。
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Ricoh創新的設計理念與Fairate追隨數碼化的精神可謂一拍即合，而最能說服到William的是Ricoh的3C理念能實際應用於自家工作環境，且成效有目共睹。以Fairate為例，由於前線銷售人員經常外出見客，部門不時出現空置狀況，造成空間浪費；有見及此，Ricoh 便建議Fairate摒棄傳統的 cubical 辦公室間隔，改為採用活動式長枱，除可於空置時用作臨時會議間，亦可供客戶上門進行貨物裝拆。另為支援流動辦公的需要，Ricoh 建議部署 IP 電話系統，讓員工無論身處何地均可以手機撥打電話給客戶，對方收到的來電同樣顯示為公司直線電話。加上Ricoh 為 5,000 尺的新工作間以及30,000呎的倉庫覆蓋完善的 Wifi 網絡，並具備 VPN，令安坐工作間、機場、倉庫以至外出見客的前線銷售人員均能無縫地連繫起來，實現無障礙協作。
為創造融洽高效的工作間，鼓勵員工交流和參與討論業務發展，Ricoh分別為Fairate重整資源和規劃空間，例如為會議室部署令客戶耳目一新的一站式智能白板、投影機和視像會議系統；此外，將數碼多功能打印系統與文具一同集中存放於打印間，以便管理和資源共享。同時，茶水間亦比從前更具空間感、光線更充足，加上安裝了掛牆電視，讓員工可於午膳時一同觀看劇集增進交流。Jack 更利用接待處新設置的數碼顯示屏，針對要接待的客戶和生日員工設計精美的電子海報，製造小驚喜，令客戶留下良好印象。
William 坦言，基於公司擁有運輸團隊，過去搬遷不假外求。但經此一役，令他深明善用資源、各司其職，員工才能專心服務客戶。因此今次從設計裝修、設備安置、搬運以至舊址還原均由 Ricoh專業團隊一手包辦。Jack形容搬遷過程為「動物大遷徙」，因原預期會造成內部大混亂，結果服務超出預期，更早於原訂時間完成，穩妥得令 William 可安枕無憂。
一個月過去，初期對智能工作間創新設計存疑抗拒的員工亦紛紛表態支持。William 認為，創新的工作間設計有助拉近員工距離，同時刺激員工的新思維，變得更樂意接受新事物和分享構思策略，對整體營運有相當正面的影響。未來，Fairate將繼續推動數碼化轉型，不斷探索、迎合甚至超越市場需求。