跨境物流公司 – 數碼系統成功實現100%準確流程管理

人力管理、支薪電子系統 資源最佳化

人力管理和支薪系統，從來是商業流程管理其中重要一環。當中牽涉企業跨部門合作，從前線主管、人力資源部至會計部，環環相扣，徒靠人手管理，耗費資源甚多，亦易有人為錯誤出現。故不少企業亦在尋求電子化方案，而其中一間駐港大型物流公司聯絡了理光的商業顧問，期望得到更完善的管理系統。

人手管理過耗公司資源

公司物流運輸隊伍龐大，過百名貨運司機每天為公司處理無數跨境訂單，當中工作安排需每天更新，牽涉人力甚多：

• 前線司機主管需人手安排貨運日程，主要以電話聯絡，惟司機因身在內地，未必能即時答覆，容易造成安排延誤。
• 運輸隊伍的工時與薪金紀錄，則由行政主管負責。主管需細閱司機手寫紀錄，從工時到行駛路線，再一一以傳統文書處理方式輸入電腦。惟司機手寫紀錄容易造成誤讀，會計部審核過的薪金紀錄更需交予前線主管檢閱，一來一往，甚為耗時。
• 薪金紀錄完成，會計部門還需處理支薪程序。不同司機使用不同銀行戶口，格式各異，光是處理自動轉帳事宜，已耗費公司半個人力。

從安排工作、紀錄工時與行駛路線、處理支薪的流程，已動用公司的2.5個人力，當中極具改善空間。

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理光商業提案 一次定案

與其他公司一樣，物流公司已非首次改善這繁複流程，之前接洽過其他商管提案公司，惟效果不佳，想再作改善更需額外收費。而公司一直有採用理光的打印機服務，多年來的完善服務經已累積一定信任。當得知理光也有提供科技方案的商業顧問服務，便尋求理光解決問題。

電子流程 增效益降成本

經過理光商業顧問的詳盡調查後，我們為物流公司提供全新的電子系統。將以上流程徹底電子化，從工作分配、紀錄工時與行駛路線，都大大減少錯誤出現機會，避免往常靠人手處理所致的5-10%錯誤率，實現100%準確無誤，可信可靠，而在流程方面所需的人力更由2.5個人力減至1.5個。電子系統更能按銀行自動產生自動轉賬格式，支薪工序速度大大提升。幫助公司增加收入，降低風險，提高效率，盡得數字化轉型的優勢。

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