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業務流程自動化助物管公司增值 雲端存取檔案運用數據更靈活
隨著時代變遷，物業種類變得更多元化，而且在各式各樣的法例監管下，每項細節都必須滿足國際認證標準，因此物業及設施管理已升級為一種非常專門的行業。隨著時代變遷，物業種類變得更多元化，而且在各式各樣的法例監管下，每項細節都必須滿足國際認證標準，因此物業及設施管理已升級為一種非常專門的行業。香港一間知名物業及設施管理公司，受託管的二百多項物業遍佈全港各地，不過，公司在管理數據上仍採用傳統方法，即在每間受託管場地辦公室獨立安裝網絡儲存設備（Network Attached Storage），在採購及管理成本上既昂貴亦不便，分散式檔案儲存亦拖慢工作流程。理光商業顧問在對方邀請下，詳細審視公司的工作流程架構及行業獨特文化後，建議客戶採用雲端文件及檔案管理服務，集中管理及運用各辦公室的檔案，同時再引入業務流程自動化（Business Workflow Automation）解決方案，縮短審批流程，大大提升營運效率。
目錄
分散式管理儲存設備 高成本管理效率未如理想
- 為業戶提供全面性及專業的物業管理服務，當中包括物業及設施、租務、人力資源、測量、維修及保養、清潔工程等，每天須整理大量不同紙本及電子文件，並通過既定的審批流程及儲存歸檔，花費不少人力物力。
- 公司管理的物業種類眾多，當中包括大型商場、甲級寫字樓、工貿大廈、大型屋苑、會所及康樂設施等，每個場地辦公室每日須產生及歸檔大量文件。總部雖然有檔案儲存守則指引，但各辦公室員工未有完全跟從，導致檔案儲存紊亂。
- 網絡儲存設備須靠員工按時帶回總公司抄錄及備份，帶來數據遺失風險，遇著突發情況如新冠疫情下的遙距工作安排，總部便無法獲取各場地的最新數據，難以調整資源分配計劃，甚至影響製作各類報表的日程。
業務流程自動化提升數碼準確度 雲端檔案管理保障數據安全
- 業務流程自動化解決方案可配合理光多功能打印機的光學辨識功能（OCR），將紙本文件上的資料準確無誤地變成數碼化檔案，並與其他電子文件因應預設審批流程，自動化送交及提醒指定員工及主管審批及歸檔，加快工作流程及減少過程中的人為錯誤。
- 理光商業顧問推薦的雲端文件及檔案管理服務，可讓客戶二百多個受託物業的檔案，分成12類集中儲存在雲空間，總公司可按需要隨時讀取各種文件及檔案。上雲後可為公司減少採購、管理維護網絡儲存設備的成本，同時可更快於新受託管場地的辦公室完成IT部署，每年為每個場地節省約20萬元費用，投資回報率高。
- 雲端交付數據大大減少數據遺失風險，數據備份及儲存亦更簡單。雲端管理可讓IT員工遙距提供技術支援，遇上突發狀況也能迅速為場地員工解決難題。此外，數據應用的透明度亦大增，總公司可按需要調撥出各種數據，匯出更具參考價值的報告，例如各場地辦公室的服務等級協定（SLA）達成率等，有助公司制定長遠政策及改善客戶體驗。
理光商業顧問之言
「由於客戶的服務對象龐大，涉及的管理工作廣泛，因此對數碼轉型一直保持審慎態度。經我們的專業顧問團隊作出詳細分析報告，並為客戶提供概念驗證（Proof of Concept），客戶早前已於旗下多個受託物業作為試點，確認可有效提升工作效率及達到可觀的投資回報率，因此已決定陸續在其他場所部署。企業數碼轉型看似萬緒千頭，但其實有專家相助，絕對有機會將問題化繁為簡。」