許多公司以為，透過採用電話會議、甚至部署TelePresence高清視像會議透過比傳統視像會議提供更高的解析度、 多個顯示熒幕及高質的音效，配以特別設計的會議室房間提升會議的環迴音效，以提升臨場感的視像會議，就能實踐協作通訊，亦能減少員工的差旅費用。但這種會議方式需要預約會議室進行，員工之間亦要「夾時間」配合，難以回應需要迅速進行的「即興」式會議 (如: Brainstorming)，最終有可能錯失商機。
有報告指出，全球視像會議方案的市場規模於2017年為49.8億美元，而在2017-2025年間的複年增長 (CAGR)為8.6%[1]；至於TelePresence高清視像會議的全球市場規模在2025年料可達24.5億美元，而在2014-2025年間的複年增長 (CAGR)為2.9%[2]，可見視像會議備受企業支持。這種科技好處是透過視像通訊技術隨時提供跨地域商務會議，節省企業商務差旅的開支，然而傳統視像會議室往往要事先預約，難以回應即興或突發式的會議，加上這種會議室用途單一，若閒置時亦不能靈活成為工作間讓員工進行工作。真正的會議協作，應具備Connected workplaces (連繫)、再促進Communication (訊息傳遞)，使團隊及部門之間能夠無障礙地Collaboration (協作)，最終創造靈活及高效的工作間。
採用會議設備，需要花費購買大量IT通訊設備嗎？
現今協作環境需要靈活及具有效率，特別是團隊內部的緊急臨時(Ad-hoc)會議，為的是要盡快想出項目的構思、或共同溝通項目細節的進度，故此，利用統一通訊方案以及互動電子白板，前者透過簡單輕巧的通訊設備，包括內建的廣角攝影鏡頭、擴音器和揚聲器，加上UCS流動程式，便可隨時隨地跟身處不同地方的與會者進行會議；後者為與會者提供各種會議文件共享功能，如手寫功能，讓他們發表意見，提升緊密的協作成效。用來協作的設備不用需要龐大的支出，設備亦不需佔用大太的空間，讓工作間內外的團隊能夠輕裝上陣，從容進行協作，最理想不過。
如何從坊間選取一個理想的統一通訊方案？
- 兼備軟硬件、提供豐富共享協作效能：傳統的坊間軟件協作通訊方案，多倚重透過桌面／手提電腦、甚至在流動裝置上進行，視像解析度未必及得上透過具高清視頻輸出的專屬硬件設備，加上如果進行文件共享，這些通訊通常也只能在單一介面進行，對多人會議來說成效不高 。相反，如果用戶同時選擇輕巧、兼容高清視像體驗，同時又支援流動裝置的UCS，以及協作性豐富的IWB作為溝通媒介，對團隊的協作成效自然比傳統約軟件協作方案優勝。
- 不受空間限制，隨時隨地進行協作： 傳統的TelePresence高清視像會議雖然帶來高清及具臨場感的協作體驗，但往往倚重固定的「專屬」會議室，才能成事，而且進行會議前又需要預約房間及進行相關設定，花費不少時間。相反，一個理想的UCS方案所涉及的IT設備體積輕巧，方便攜帶，只需物色合適的空間就可以輕鬆進行會議，適合現今流行的共享工作間環境 ，既富彈性又靈活，更可善用工作間。
協作需要很大的空間進行嗎？
當然不是，新一代的協作要求「以人為本」，固定的會議空間反而阻礙協作的靈活性。企業可考慮革新工作間，重新規劃設計，並劃出一個共享區域，設立簡單輕便的通訊設備，成為具備Connected (連繫)，再促進Communication (訊息傳遞) 的智能工作間，讓團隊及部門之間能夠無障礙地Collaboration (協作)。
[1] https://www.businesswire.com/news/home/20170921005577/en/Global-Video-Conferencing-Market-Report-2017-Shift
[2] https://www.grandviewresearch.com/press-release/global-telepresence-equipment-market