應付排山倒海的文件，是員工工作壓力源頭之一。若他們不善於時間管理，便往往會視OT如朋友，晚晚默默耕耘，或者到最後為了趕死線而交行貨，最終只會徒勞無功，不僅對生產力毫無幫助，也影響員工士氣。
員工壓力大 影響生產力
據早前「香港在職人士壓力調查」報告[1] 指出，達76%的受訪人士回應指，處理大量文件工作，是工作壓力源頭之一。調查亦認為，在職人士慣於加班博殺，但卻沒有時間管理觀念，把工作按重要性先後排序，到最後弄至身心疲憊，但交出來的東西往往未如理想，到頭來只會影響生產力。[2]
革新文件管理
要紓緩員工工作壓力，讓他們能在輕鬆而能夠專注的環境工作，可考慮革新文件管理方案，例如部署或升級具智能操作面板 (Smart Operation Panels, SOP) 的打印系統，利用當中豐富的文件管理功能並能結合流動裝置 (例如智能手機、平板電腦） 的特點，配合新世代員工「機不離手」的工作習慣，建立貼心的文件管理環境，讓員工可以提升生產力，依時交貨自然沒有難度。以下是智能操作面板提升文件管理效能的部份亮點：
- Smart Device Connector：透過近場通訊 (Near-field communication，NFC)讓SOP接收員工流動裝置內的文件，直接經打印設備進行文件列印及分享。[3]
- EZPlus 程式：當中具備逾13種文件管理的工具，讓員工能夠迅速應付簡單的文件管理。例如透過EZPlus Receipt Scan可同時掃描多張不同尺吋的收據，並能夠按日期分類，減少員工申報支出的時間；透過Image divider程式，能夠掃描不同尺寸的文件，並列印於A4紙張中，讓員工能夠輕鬆並依時製作各類的工作報告。[4]
- FlexiCloud Smart Storage程式：將掃描文件一「按」入雲，毋須經電郵或共享硬碟，員工便可隨時直接登入雲端存取相關文件。[5]
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套用英國著名作家巴金森在其所著作《巴金森法則》（Parkinson’s Law）中的金句：「你用多少時間完成工作，工作就會自動變成需要那麼多時間。」[6]身為僱主，除了革新文件管理，亦理應多些跟員工溝通，讓他們了解時間管理的重要性，不要「為OT而OT」，拖長時間工作。讓不同世代的員工對時間管理及文件管理的工作模式達成共識，有助提升生產力。
資料來源：
[1] http://www.ftu.org.hk/upload/news/2852/photo/58c8a5e59c78a.pdf (page 14, last paragraph, line 3)
[2] http://www.ftu.org.hk/upload/news/2852/photo/58c8a5e59c78a.pdf (p.42)