度身設計智能工作間 100%發揮混合工作模式優勢

2023年11月15日

現時混合工作模式（Hybrid Work）變得越來越普遍，除了數碼轉型（Digital Transformation）外，辦公室也得跟著轉型，這時智能工作間設計服務便可因應不同行業的營運特點，打造出最能提升員工工作效率的智能工作間。

現時混合工作模式（Hybrid Work）變得越來越普遍，隨著科技的不斷進步，企業員工可以更靈活地在辦公室以外的地方工作。不過，要發揮混合工作模式的優勢，企業並不能單純通過添置雲端應用服務或電腦設備去達到目的，除了數碼轉型（Digital Transformation）外，辦公室也得跟著轉型，這時智能工作間設計服務便可因應不同行業的營運特點，打造出最能提升員工工作效率的智能工作間。

疫情改變工作生態三大原因推動智能工作間轉型
- 工作間管理效率低
- 協作空間不足
- 優化雲端及資訊科技基建
軟硬兼施智能工作間設計要點
- 工作間分析
- 靈活工作場所
- 新型會議室
- 無縫工作體驗
- 網絡資源管理

疫情改變工作生態三大原因推動智能工作間轉型

無可否認，在接近三年的新冠疫情期間，全球企業為了適應各種隔離及衞生措施，都加快推進混合工作模式的部署，有調查便發現，2023 年美國已有 28.2% 員工採用新的工作模式，而且預計在 2025 年，採用混合工作模式的在職人士將會高達 3,200 萬，可見新的工作模式已是大勢所趨。由於在新模式下員工的流動性大增，因而工作間亦須跟著轉型，原因主要有以下三點：

工作間管理效率低	由於員工流動性大增，傳統一人一枱的工作間規劃已顯得不合時宜，擠迫的椅桌編排與疏落的出席率，不單會影響員工上班心情及空間運用效率，亦無法有效控制各種辦公室設備如電燈、冷氣的能源消耗。有調查報告便指出，改善工作間設計有助整體工作效率提升 12%。
協作空間不足	四大國際會計事務所之一的德勤（Deloitte）早前便發表有關未來工作間設計的研究報告，指現時員工回到辦公室時，差不多會花費 40% 時間與其他員工進行協作和聯繫；另一份職場調查報告亦顯示，近 77% 受訪員工認同協作空間及設備對他們非常重要，因此企業管理者有必要將辦公室升級為智能工作間，採用可靈活變動用途的間隔，並為員工提供更多協作空間。
優化雲端及資訊科技基建	在混合工作模式下，員工毋須經常回到辦公室，因此管理者須為員工提供方便、易用及安全的雲端應用服務如線上會議、雲端檔案管理。而在實體辦公室方面，管理者亦應建立「自攜裝置友善」（BYOD-friendly）的工作環境，同時提供穩定的無線網絡連接，以確保在辦公室任何角落，都能獲得流暢的工作體驗。

軟硬兼施智能工作間設計要點

針對智能工作間設計，企業管理者可分別從實體辦公室環境及線上工具等元素作詳細考慮，如有需要，更可採用智能工作間設計服務，以獲得專業顧問的建議：

工作間分析	不同行業的營運模式各有不同，建議交由專業顧問進行工作間分析，通過安裝於辦公室內的IoT感應器、工作間管理平台及工具所收集的數據，分析日常作業數據，作為設計智能工作間時的參考資料，讓新設計能善用每個空間，例如將經常回辦公室的員工集中在同一區間工作，不單可騰出空間營造一個舒適開揚的工作環境及提供更多協作設施，如配合智能能源管理系統，更能有效管理能源消耗，節省成本。井然有序的區間設計，亦更容易在日後進行工作間管理、辦公桌管理及房間管理。
靈活工作間	混合工作模式允許員工靈活上班，新的智能工作間可考慮採用共享辦公桌（hot desk）設計，減少非必要的辦公桌數量，騰出空間設置其他設備，如多功能區域，在有需要時可化身小型會議室或team building場所，平常則供員工休息放鬆。此外，現時智能工作間普遍採用開放式設計，取代以往高牆高櫃的密封式格局，讓員工有開揚的視野及更容易與同事溝通。
新型會議室	有調查報告指出，現時 80% 實體會議的參與人數只在 4 人之內，因此傳統的大會議室設計已過時且浪費地方資源。管理者應考慮設立較細小的智能會議艙，既能節省建造成本，安裝時間亦快，甚至可利用多功能區域作為臨時會議室，以解決尖峰時間對會議設備的需要。選擇線上會議工具時必須能夠整合其他辦公室應用軟件，例如 Microsoft Teams 會議室解決方案便可配合互動電子白板，員工便能更容易掌握會議進度及發表意見，增加會議的參與感。
無縫工作體驗	在混合工作模式中，員工會同時在線上和離線環境工作。為了確保無縫工作體驗，管理者可以採取一些措施。首先，除了上文提及的Microsoft Teams 會議室解決方案，還應提供雲端儲存空間和協作工具，使員工可以在不同設備之間同步和共享文件。此外，由於主管及員工都不會經常回到辦公室，管理者應考慮引入流程自動化工具，簡化或自動化各種審批流程，以免拖慢工作流程。
網絡資源管理	在混合工作模式下，支援遙距工作環境至關重要。企業需要提供支援多種設備的工作間，包括手機、平板電腦或筆記型電腦，以確保員工可以隨時隨地存取雲端檔案及應用服務。此外，管理者亦應該考慮提供穩定的無線網絡連接，例如可添置配備人工智能技術的網絡管理方案，在有需要時加快網速或調高網絡頻寬，以及自動為員工在智能工作間移動時找到最合適的連接熱點，獲得穩定快速的上網體驗。