不少企業日常運作會產生大量紙張文件，從零碎的客戶單據到行政文件，即使已按檔案名稱或建立日期分類妥善收藏，但若要在短時間內找出所需文件也非易事。不少企業認為，要把文件管理得有條不紊，數碼化已是目前的最佳方法 - 但這往往忽略了文件安全等風險。
輕視風險或致資料外洩
不少企業已把文件管理數碼化，然而，若企業輕視安全風險，一旦遇到網絡攻擊、或者管理不善，便有機會令公司商業機密外洩，更甚者還可能會損害商譽。近年的例子包括：本地電子玩具商 VTech 前年遭黑客入侵，導致其 Learning Lodge 網站客戶資料庫資料外洩，多達 520萬人受影響，其中包括不少香港用戶。此外，著名跨國網絡服務供應商 Yahoo 因多次遭黑客入侵盜走其用戶電郵帳號資料，達 30 億用戶受牽連，商譽受損之餘，更令其收購價一再下跌，可見企業忽視網絡保安而蒙受嚴重損失並非危言聳聽。
宜制定管理守則配合
企業採用數碼化管理方案時，必須留意方案是否符合公司保安要求。香港生產力促進局今年 7 月發表《中小企領先營商指數》，33.2% 受訪者表示公司正在積極推動業務流程數碼化；即使近期出現連串網絡安全事故，幾乎全部 (98.5%) 受訪者稱未有因此暫停或捨棄「數碼化」計劃。此外，接近 9 成公司表示推行「數碼化」計劃時已經採取相關保障措施，最常見為定期備份（70.2%），其次為加強網絡保安 (61.2%) ，以及增加網絡保安知識培訓 (40.4%) 。
由此可見，香港公司普遍具有網絡安全意識，而上述提及的基本保障措施亦值得各企業參考。另一方面，企業管理層考慮選用文件管理方案時，亦需留意該方案是否提供足夠的保密機制，例如：密碼或指紋身份驗證、設定文檔存取權限或文檔連結限制等。
此外，公司需要增強員工的安全意識，教導員工處理數碼文件時應遵從的保安守則，例如不應把公司文件上傳到非公司認可的公眾雲端儲存空間，或將檔案私自備份，以降低資料外洩的風險。企業應參考業界最佳實踐（Best Practice），制定最適合自身企業的規定，才能發揮數碼文件管理方案的最大效益。
生產力局《中小企領先營商指數》：https://www.smeone.org/index.php?option=com_content&view=featured&Itemid=122&lang=zh