疫情引發大辭職潮智能工作間滿足混合式工作條件更易招攬人

2022年05月05日

企業必須盡快轉型成一個適合混合工作模式（hybrid working-friendly）的工作環境。

新冠疫情轉眼踏入第三年，期間改變了許多市民對生活的看法，例如打工仔更加重視與家人相處的時間、對工作環境更有要求等。多份調查報告均指出，這種心態上的轉變於全球引爆了「大辭職」（The Great Resignation）潮，所以企業管理者不應再坐以待斃，誤以為疫情後所有員工會按要求乖乖返回辦公室工作，而是必須盡快轉型成一個適合混合工作模式（hybrid working-friendly）的工作環境，同時運用新科技打造出智能工作間，才能為企業留住人才，同時提升員工的工作效率。

疫後重回辦公室勞資雙方存分歧

隨著變種新冠病毒的病徵漸趨輕微，加上全球多國的疫苗接種率達標，各地政府開始相繼撤回各種防疫措施，日常生活看似逐漸重拾正軌。Microsoft 早前一份調查便顯示，約 50% 企業管理者計劃在未來一年終止遙距工作（remote work）或混合工作（hybrid work）模式，要求員工像從前一樣回到辦公室工作。不過，另一份由工資管理服務供應商 ADP 發表的報告卻顯示，有 2/3 受訪員工表示如被迫強行回到辦公室工作，將考慮辭職或轉工。雙方心態上的落差，可以從其中一個受訪者的回答中理解：「我們已不再是2020年那個會上班工作的人」。

提供混合工作模式職缺更搶手管理者須克服三大難題

部分員工認為自己的生產力在新模式下有所提升，因此寧可轉換工作。

事實上，兩年疫情改變了不少打工仔的想法，持續的遙距工作或混合工作模式，讓他們明白到「辦公新常態」的可行性，部分員工更認為自己的生產力在新模式下有所提升，因此寧可轉換工作，也不願回復傳統作業模式。Microsoft調查報告中便提到，職場社交平台 LinkedIn 的招聘廣告數據亦反映出這種實況，有提供混合工作或遙距工作模式的職位空缺，由 2020 年約 1.5%，大幅飊升至現時的 14%，而且相關職缺的點閱率更較其他高近 3 倍。由此可見，企業要留住或招攬人才，引入遙距或混合工作模式已屬必然之舉；而要成功轉型，傳統辦公室必須克服三大難題。

無法掌握上班時機	調查報告顯示，員工在混合工作模式下無法掌握回辦公室的時機。現時員工回公司工作，主要原因之一是線上會議始終有一定限制，未必及得上面對面跟同事交換意見。不過，員工卻無法掌握其他同事的實際上班時間，以及公司會議室及其他設施是否已被預約。如回到公司才發現上述情況，容易令員工產生負面情緒。
傳統辦公室設計浪費空間	混合工作模式允許員工靈活上班，傳統一人一枱的工作間規劃便顯得不合時宜，擠迫的椅桌編排與疏落的出席率，不單會影響員工上班心情及空間運用效率，亦無法有效控制各種辦公室設備如電燈、冷氣的能源消耗。
線上會議難用妨礙溝通	線上會議是推行混合工作模式的必備工具，不過，調查發現有部分員工感到公司所採用的線上會議工具設計不良，大大減低了他們的參與感，甚至有員工表示無法有效發表意見，出現溝通困難。

專業智能工作間規劃多方面提升企業競爭力贏取員工歡心

企業通過引入智能工作間，不僅可真正滿足混合工作模式的要求，迎合長遠的營運需要，同時更能提升員工的生產力等。

要解決以上問題，企業管理者必須將現有辦公室改造成為「混合式工作間」，結合先進的軟硬件技術，才能在滿足員工之餘，真正發揮出混合工作模式的優勢。

企業通過引入智能工作間，不僅可真正滿足混合工作模式的要求，迎合長遠的營運需要，同時更能提升員工的生產力、辦公室使用效率，以及節省不必要的開支，從多方面增加企業的競爭力。

大數據（Big Data）分析	可掌握各部門員工的實際上班需要，從而規劃出明確的上班安排。員工有了實際的工作日程，便能提升在工時內完成工作的機會，減少加班的需要。
智能工作間規劃	通過大數據分析，企業管理者可善用辦公室每個空間，例如騰出空間營造一個舒適及開揚的工作環境、加入更多協作空間及福利設施，增加員工回公司工作的誘因。
高效能源管控	企業可按需要將辦公室劃分為不同功能區域，將上班工作員工控制在同一區域工作，有效減少能源消耗，達到現時企業講求的環境、社會責任及公司管治（ESG）目標。
智能設施管理	配合智能設施管理系統，讓員工更容易在線上預約使用工作枱、會議室等辦公室設施，減少員工白跑一趟的風險。
智能會議艙	混合工作模式必然增加開會需求，智能會議艙可讓企業在有限空間下設立多個小型會議室，而且可按需要靈活搬移。智能會議艙內更可加入線上會議工具，讓身處不同地方的員工都能暢順溝通。
多功能線上會議工具	引入合適的線上會議工具，讓員工可攜帶自己的電腦設備（BYOD），一鍵輕鬆加入會議。線上會議工具必須能夠整合其他辦公室應用軟件，例如配合互動電子白板，員工便能更容易掌握會議進度及發表意見，增加會議的參與感。
智能訪客管理	讓訪客於網上預先辦妥到訪登記手續，並由系統自動將到訪時間、會面地點發送給訪客，不單可減少員工工作量，配合智能門禁系統（Access Control System），更可限制訪客進入公司的區域，讓員工能安心上班。