中小企業不時出現行政管理問題，例如員工遲到記錄、加班工時申報、費用報銷和員工自行記錄的資料不符，會引致許多不必要的糾紛。歸根究底，許多公司並未有履行數碼化行政管理系統，與員工雙方欠缺一個精準的記錄，以致影響員工士氣。
一些中小企仍採用Excel 或人手填表，他們並未有制定數碼管理的策略，而且在員工申報及審批的過程中涉及太多繁瑣的文書工作，使前線員工耗用大量時間，無法專注對業務發展的工作上 。
多數員工不滿管理績效 高度自動化助收入激增
大多數公司會實行績效管理，讓管理層與員工之間在目標與如何實現的基礎上，通過激勵以幫助員工取得優異績效，從而實現組織目標。不過，美國管理顧問公司 CEB 企業績效管理研究發現*1，有 90% 管理者不滿意目前的績效管理方式，原因是平均一年中主管要花 210 小時管理績效，而員工每年則花 40 小時處理績效事務，尤其 77% 主管表示績效管理無法準確呈現員工貢獻，一年又要花近五周時間處理績效管理，讓績效管理淪為形式。
另外，資料顯示*2，全港32萬家中小企當中，52%為高度數碼自動化*3 , 19%為中度數碼自動化 , 15%為低度數碼自動化 , 14%為高沒有數碼自動化。而高度數碼自動化的中小企（High Digitally Engaged SMEs）相對沒有數碼自動化的中小企能夠 提高2.9倍的增長,、15%的營利及24%的人均員工產出。換句話說，若公司推行高度自動化，中小企將有可能比以往多獲近3倍的回報，員工的人均生產力被釋放，大大提升工作效率。
自動掃描分類 省時省力省時間
怎樣可以覓得物有所值的方案，令公司的行政程序更趨數碼化，讓公司全面實行智能化？坊間有公司提供協助將掃描的單據分類及上傳的系統，令報銷流程更趨數碼化，利用影印機內的OCR ，再用Smart Operation Panel (SOP) 內置的EZ Receipt Scan 功能，一次掃描多張單據後，再自動按日期分類，上載至雲端後，使管理層能騰出時間，就前線員工的開支作檢討，並制定新的政策之餘，員工也能節省時間，不需花費大量時間將單據分門別類，令公司業務得到更好的發展和提升。Ricoh的流程自動化及雲端服務，能夠幫助公司日常運作提升效率。
無論從管理者的角度還是員工的想法出發，提升內部管理系統的智能化程度都能收得雙贏的效果，若果只著眼於眼前的投入，忽略了智能化為公司帶來的巨大好處，實在並非公司的福祉。就趁公司制定年度計劃之際，為公司注入新動力，讓員工亦能減少繁文縟節之苦。
資料來源：
*1：https://gainesvillebizreport.com/are-annual-employee-performance-reviews-over/
*3：https://www.bqjournal.com/wp-content/uploads/2013/12/Google-Hong-Kong-Connected-SMEs.pdf