整合電子化貿易文件及電子報關貿易公司日常需要管理林林總總的文件，儘管他們大多數已將貿易文件作電子化管理及報關，但由於他們主要依靠人手建立共享硬件（Share drive）及共享資料夾把文件分門別類，搜索文件需時，也有機會把相關文件錯誤導向目標用戶，而且硬碟若出現故障，文件更會有遺失的風險，最終會拖慢工作流程，影響業務。
業界實施電子化模式管理文件，相比傳統採用紙張文件，可以大為提升工作效率，如若能夠進一步整合各種電子化貿易文件以方便搜尋，並作出自動化文件工作流程編排，生產力更能進一步提升。
此外，為配合「一帶一路」發展，香港政府將推出「單一窗口」的一站式資訊科技平台，讓貿易公司向政府提交所有 「企業對政府」(B2G) 的貿易文件，方便業界遵行有關貨物進出口的規管要求。在這項政策推動下，業界應是時候採用一站式電子化文件管理， 以加速工作流程，保持市場競爭力。
一站式文件管理方案 方便管理電子文件
透過一站式文件管理方案，貿易公司可體現以下好處，輕鬆地管理文件：
- 建立索引標籤，歸納儲存檔案：一站式文件管理方案能夠為相同性質的文件建立文件類型標籤，方案亦提供多種搜尋方式，方便搜尋，縮短搜索時間。相較共享硬件儲存電子化文件，後者無法建立文件類型標籤，往往須透過輸入關鍵字搜尋出相關的檔案名稱，最終難以迅速搜尋所需文件。
- 配合電子流程，簡化複雜程序：這種方案提供內置工作流程編配，能夠自動化地在適當時間傳送文件予負責執行處理的員工，甚至分發到相關團隊進行共同修訂及編輯。若只靠傳統共享硬件作為儲存媒介，員工需額外花費時間以手動方式分享檔案連結給目標員工，工作效率因而減低。
- 安全共享文件：不論企業內部員工之間，以至外部的合作夥伴、客戶和供應商，也可分享文件，而文件亦經過數據加密傳送，加強安全性。
一按入雲 迅速共享文件
另一方面，對於仍然採用傳統文件管理貿易文件的公司而言，則可考慮採用商用雲端文件方案，特別是能夠整合多功能打印系統，屆時員工只需將紙本的貿易文件掃描，便能直接儲存至雲端，而且方案亦可支援把文件分享至流動手機／平板電腦，方便員工隨時檢視及修改 。Ricoh的雲端服務可以讓企業有備無患，隨時安全提取及上載重要文件。
http://www.cedb.gov.hk/citb/doc/tc/trade_single_window_consultation_paper_c.pdf