踏入 5G 與物聯網（Internet of Things、IoT）新時代，數碼轉型影響著日常生活與辦公的每個細節。Global Digital Workplace Market 預計全球企業在數碼工作間的支出[1]，會由 2017 年的 122.5 億美元，增加至 2026 年的 488.9 億美元，期間的複合年增長率（CAGR）高達 18.89%。
另一方面，根據市場分析機構 Gartner 估計，在 2020 年全球會有多達 200 億項物聯網終端裝置出現[2]，由簡單的智能手機，以至互動白板等設備，將會在企業廣泛地應用，可見物聯網科技對於加強團隊協作與營運效能提升，已起著舉足輕重的角色。然而在新興科技崛起的背後，卻出現管理與成本開支急升的問題。
辦公室不只是普通工作場所，企業如何在「Workspace IoT」新形勢中把握發展優勢，是值得管理層探討的問題。
MWS外判服務
科技應用絕對不是純開支，也非洪水猛獸。企業若能好好把握數碼轉型的機遇， 選用適合公司的設備和技術，就能取得理想回報，其中可以考慮採用智能辦公室託管（MWS，Managed Workplace Services）的相關服務。MWS近年已成為重要的外判服務，協助企業提升效益，同時加強專業形象以減少人才流失。
智能互動白板提升協作
作為環球企業關注的新興管理方向，MWS 的主要元素包括雲端科技、自動化，與一系列以支援員工為重心的科技項目。藉多項智能裝置應用，提升團隊合作，增加工作投入程度，例如「智能互動白板」（IWB Lively），其融入多個 Office 365 的協作工具，方便員工匯報和分享資訊，亦能透過簡單易用的觸碰式屏幕，加強同事間交流。MWS 在實際運作上有助善用企業資源，同時提升效率形象，例如：公司可藉智能裝置管理（Smart Device Management），引進數碼化設施管理工具，以同一應用程式管理如：燈光和冷氣機等工作間裝置，並透過系統數據分析使用模式，以優化內部辦公室資源用量；在對外運作方向，管理層也可藉智能訪客系統幫助，設立平板電腦等智能設備，簡化訪客登記手續，提升服務體驗與建立企業專業形象。而且，MWS 的服務供應商會從裝修與設計出發，以物聯網模組打通辦公室不同範圍，為企業數碼轉型提供專業意見。
企業供應商合作達雙贏
世上並沒有通用的 MWS 架設方式，企業需與服務供應商緊密合作，參考本身業務與員工日常的活動模式，再建立最佳實踐方案以達至雙贏。目前市場上有月費託管服務計劃，有助企業管理營運成本，就以理光香港為例，該公司一直致力為本地企業，建立智能代工作間以回應數碼轉型的挑戰，早前理光歐洲的營運團隊，也在 Gartner 公布的 2019 年魔力象限（Magic Quadrant）分析報告[3]中，被評為其中一間同時具備發展遠見與能力的 MWS 市場參與者，持續為企業建立嶄新管理思維。
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[1] https://marketsgazette.com/2019/10/08/global-digital-workplace-market-industry-analysis-and-forecast-2018-2026/
[2] https://www.gartner.com/imagesrv/books/iot/iotEbook_digital.pdf, Page2
[3] https://www.ricoh-europe.com/business-services/all-services/it-services/gartner-report/index.html