轉型智能工作間助企業達成可持續發展目標

2023年12月21日

Digital workplace helps companies achieve sustainability goals

人才短缺是近年全球企業都在面對的問題，它可直接影響營運的可持續性。提供高薪厚職，就足以吸引人才及留住員工？以往這種做法也許湊效，打工仔的想法已起了翻天覆地的變化，他們變得更關注個人生活質素及健康，要求公司採用混合工作模式，讓他們可取得工作、生活平衡，而且更重視僱主是否有為員工的福祉著想，包括能否提供一個舒適、實用及讓員工感到自豪的工作環境。反映在工作環境設計上，管理者應考慮轉型為智能工作間，既能迎合員工需要，提升工作效率，同時亦可建立良好的企業形象，留住人才，吸引新客戶，達到可持續發展的目標。

設計可持續發展工作間基本概念
○ 支援混合工作模式
○ 著重員工福祉
○ 滲入自然元素
○ 節能減碳
專業轉型意見順暢轉型智能工作間
○ 智能工作間規劃
○ 舒適工作空間
○ 源頭節能減碳
○ 簡化ESG管理
○ 環境衛生管理

設計可持續發展工作間基本概念

工作間設計對員工福利猶關重要，一個合理的工作間設計可以提供舒適和具有啟發性的工作環境，提升員工的工作效率和創造力，美國心理學會2023年的《美國工作調查》結果顯示，92% 受訪者表示會為了一間重視他們情緒和心理健康的機構效力。特別是當企業採用混合工作模式，傳統辦公室無論在軟硬件上已追不上時代需求。此外，近年公眾愈來愈關注企業在經營方面有否履行社會責任，重視ESG（環境、社會與公司管治）元素及可持續發展政策，而工作間便是其中一個最能反映企業是否重視相關議題的地方。而在工作間設計上，便有以下多個基本概念：

支援混合工作模式	混合工作模式的特點是可讓員工在不同場所工作及協作，因此除了要為員工提供各種協作工具、高速安全的連線服務，實體辦公室的空間亦要具備多功能及使用彈性，讓員工能夠選擇合適的工作地方，以及有足夠的設備隨時進行面對面或遙距協作。因此企業管理者如希望提升員工的歸屬感，在工作間設計上便要考慮員工的真正需求，而不是盲目追求時尚設計或引入花巧而不實用的設備。
著重員工福祉	現代工作間講求合理的空間運用，劃出讓員工放鬆或做簡單運動的空間。設計時亦應該注重健康和衛生標準，以確保員工的身體健康和安全，例如合理安排空間布局和通風系統可以減少病菌和空氣污染物的傳播，定期清潔和引入高科技消毒措施，有助於提高員工的工作士氣和生產力。
滲入自然元素	近年親生命假說（Biophilia Hypothesis）日趨流行，簡單來說，即是指人類具有親近自然及生命體的本能，強調要將自然融入建成環境，有助促進生心理健康、提升創意及集中力的效益。而在一份有關工作環境的調查報告中便顯示，約 57% 受訪員工認為自然光是最能連結工作與自然環境的要素，比起提供戶外空間（45%）或擺放盆栽（31%）更有效果。
節能減碳	在可持續發展管理上，其中一個重要元素是節能減廢，最常見的做法是有效管理工作間的能源消耗及減少碳排放，例如運用自然光和節能照明系統，採用「無紙化」檔案管理。原來 ESG 評分不單可提升企業名譽，還有挽留人才的優點。一份調查報告便顯示，有 86% 員工指雇主的 ESG 目標能讓他們感到自豪及滿意，讓他們更願意留在公司效力。

專業設計意見順暢轉型智能工作間

智能工作間在可持續發展方面，需要兼顧的內容非常廣泛，企業管理者可考慮採用智能工作間設計服務，專業顧問既能從宏觀角度提供空間運用建議，以配合企業未來的發展方針，亦能兼顧各項細節，讓工作間轉型能按計劃順暢地進行。一般來說，顧問會就著以下各方面提供專業意見：

智能工作間規劃	通過大數據分析，企業管理者可善用辦公室每個空間，騰出空間營造一個舒適及開揚的工作環境、加入更多協作空間及福利設施，例如放鬆空間、運動設備。而在智能工作間的設施上，一份報告便顯示 73% 的受訪僱員表示，當他們能夠靈活選擇工作地方例如共享工作枱，他們可以更有效地工作。另外，可調節高度多功能桌子及可搭配桌子一起使用的步行機，單車機亦是非常受歡迎的設施，因為可讓員工站立工作及做運動，維持個人生理健康。
舒適工作空間	智能工作間有良好的採光，加上空間感開揚，本身已可減少用電，以及滿足員工對自然光的喜好。而透過在工作間不同地方安裝感應器，智能燈光管理系統便可根據自然光調節個別位置的燈光開關，自動令整個工作間保持一致的亮度，員工便毋須經常手動調校。
源頭節能減碳	智能工作間應在各方面達到源頭節能減碳，除了智能燈光管理，亦可為空調系統裝設動態感應器，如發現該空間閒置了一段時間便會自動關掉耗電設備，有效減少碳排放。此外，利用電子文本取替紙本文件，不單能為生態系統出一分力，「無紙化」亦能支援混合工作模式下的實際需要，如可隨時在外經雲端存取檔案，配合流程自動化技術，更可加快文件的審批流程。提升公司形象之餘，亦能贏得員工和客戶的好感。
簡化ESG管理	要量化ESG各個項目的成效，可採用ESG管理儀表板解決方案，系統具有多種內置公式，易於使用，簡化各種管治、節能及減碳數據的收集時間，把大量數據轉化成清晰圖表及可行的解決方案。一方面有助本港上市公司撰寫管治報告，提交香港證券交易所審批，二來亦可減低管理企業風險，提升企業形象，令員工願意為公司效力。
環境衛生管理	智能設施管理能實時監控室內空氣質素，並在有需要時啟動智能空氣淨化系統。另外亦可考慮使用光觸媒抗菌解決方案，以霧化方法在智能工作間每個角落覆蓋一層可有效殺死細菌，以及阻止冠狀病毒生存的納米銀離子透明塗層，令員工能夠安心上班。