不少企業認為，單靠文件管理設備，電子化儲存及分發文件，就等同成功實施智能化業務。但如果沒有進一步考慮如何利用雲端儲存，讓員工隨時隨地存取電子文件，最終只會適得其反，減低生產力。
IDC報告正好指出了上述的情況。報告列出，傳統文件管理方案整體減低企業每年逾21.3%的生產力，原因是此類方案並不具備雲端儲存及分享電子化文件的功能，無法滿足工作間員工隨時存取文件、提升工作效率的需要。企業應該先考慮以下四項問題，包括檢視現有文件管理系統的表現，以及採用怎樣的雲端管理方案，為實施智能化文件管理鋪路。
檢視現有的文件管理系統
傳統的文件管理系統，包括打印設備，都不乏具備基本「Scan to fax」、「Scan to share drive」及「Scan to email」等基本文件功能，但是否足夠應付現今工作間節奏急速的協作環境？
隨著現今工作步伐愈來愈急速，員工之間的協作需要更緊密， 工作項目方能完成，上述傳統的文件管理可能有欠靈活，加上當中的文件管理功能容易涉及人手錯誤，如錯誤輸入目標者電郵而發錯電子文件，減低生產力，業務的機密資料更可能因此而外洩。打印設備及員工的流動裝置如能夠預載具「一按入雲」功能的流動應用程式，便可提供雲端文件儲存及分享功能， 讓員工隨時相互分享電子文件檔案，例如員工可透過打印設備掃描文件，亦可透過程式上載到雲端環境，讓收件者能輕鬆地從自己的流動設備中下載該檔案，相比起傳統經電郵傳送的模式， 更能回應急速的工作環境。
現有的文件編輯功能足夠嗎？
如果現有的打印設備，能夠附載多種文件編輯應用程式，便可輕鬆進行各類簡單文件掃描設定及編輯功能，提供同時掃描多張收據功能，並將收據按日期分類，為文件製作簡單的橫額等、設計信紙、以及能夠掃描不同呎吋的文件，並把文件分別列印於A4紙上等等，藉以提升文件管理效率。
選取適切的雲端管理方案
現今的雲端文件存取應用，兼容於打印設備， 讓用戶把文件掃描後便能直接「一按入雲」，分享各個員工。並讓他們隨時透過手機 / 平板電腦瀏覽，自然提高協作效率。而雲端應用，若是透過本地伺服器迅速上下載電子文件，文件存取效率自然更高。另外，應用如能將所有上載文件自動備份，並配合防毒防黑客軟件保護功能，更能保障重要文件遺失及外洩的風險。
雲端儲存及分享的應用，按不同容量及需要以月費方式收取服務費用，企業可按實際使用狀況，選取合適的月費計劃。
資料來源：
https://blog.gonitro.com/2015/09/document-management-impacts-productivity