工作間內有兩名女員工因工作問題爭吵，聲浪仿如天星碼頭的大媽表演般拆天，主管為了讓其他同事盡快專注工作又不失和諧，便輕聲說：「請肥的那位先說！」兩女便瞬即靜了下來。當然，這只是坊間笑話一則，但若然員工勇於提出工作上的意見，哪怕彼此吵得面紅耳赤，作為管理層應感到興幸，因為這情況往往反映員工為工作而提出可能改善業務的重要方針。但如何才能發揮員工的團隊精神、促進溝通和協作呢？
革新工作間 促進協作並能帶來商機
創意辦公空間供應商 Spaces近期的調查報告，可能為大家帶來些啟示。該報告訪問了全球96個國家及地區逾18,000名來自不同行業的專業人士，諮詢他們對靈活工作模式的看法。受訪者當中，38歲以下的群組有59%認為靈活工作間有助促進員工與其他專業人士的互動、68%則認為遙距辦公地點比一般辦公室更能激發員工創意、67%的受訪回應甚至表示靈活的工作方式可為企業帶來新商機。至於54歲以上的受訪者則會優先考慮工作空間對生產力的影響[1]。可見革新靈活的工作間是促進員工協作的主要媒介。
三個評估及革新智能工作間的方式
要革新工作間，可考慮聘請專業顧問團隊為工作間的重要元素進行評估，並循序漸進地促進「連繫」、「訊息傳遞」及「協作」。大家可參考以下三個方法作出評估和革新[2]：
一：革新「空間」
將傳統的辦公室革新為「活動為本」的工作間，讓相關團隊能夠以目標為本，並因應不同工作項目在不同的工作間範圍工作，如閒置的會議室可成為員工進行brainstorm或培訓的基地，讓他們善用空間有效率地完成工作，也對工作更上心。
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二：提升「協作」
引入創新的協作通訊科技，如互動電子白板 (Interactive Whiteboard, IWB)，讓員工可透過虛擬空間隨時討論工作項目，提升協作效率，增加生產力。例如透過互動電子白板所提供的高清顯示器、遠程圖像共享及流暢的手寫工具功能，讓員工能夠在圖則、簡報上書寫意見，向其他與會者更具體表達工作意念；至於統一通訊系統則提供簡易的視像通訊功能，體積輕巧且操作簡易，適合彈性的工作間採用，與會者即使透過流動裝置，也能接入統一通訊系統，跟其他與會者討論工作項目。這種協作方式，傳統的會議室又怎可以比擬？
三：了解「團隊」
要照顧不同世代員工對空間及通訊協作革新的適應度，專業顧問團隊可先行了解各部門及各世代員工之間的文化差異，對科技的接納程度，再透過其經驗及判斷作出最佳決策，例如提供適切的培訓及調節適應期，讓他們最終能接納智能工作間。
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回說起來，如果那兩名女員工聽了主管那番話仍繼續爭吵不休，工作間更應儘快革新至以活動為本的模式 ，促進她們協作的同時，亦能提升他們運動量。
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Ricoh – Digital Workplace Services
資料來源：
[1] https://www.hk01.com/職場/238520/職場文化-靈活辦公vs傳統辦公室-80後-靈活工作模式激勵員工