七大貼士 — 邁向無紙化

無紙化七大貼士

72%的資訊科技決策人員 表示其機構同時使用紙本及數碼流程。

Forrester, 2020

本指南逐一載述各項主要策略，有助企業實現無紙工作環境之餘，同時保存重要的資訊，以便任何資訊科技生態系統作靈活部署。

無紙辦公室七部曲

儘管全面無紙化的做法未必切實可行，但您可透過智能技術、硬件及軟件，提升企業的生產力，減低成本—同時進一步實踐可持續發展。

邁向無紙辦公室的方法如下：

1. 盤點

   第一步就是要了解企業的用紙情況。然後，計算來自紙本流程的業務成本。根據所收集的數據建立基準，從而識別立竿見影的解決方案，助您邁向數碼轉型，並按照業務目標評估進度。

2. 智能擷取

   大多數機構在有需要時掃描文件。僅當大部分的紙本交易完成時，才會以數碼方式匯集和儲存文件。在您的業務流程中永久引入智能擷取方案，便可擺脫日後大量費時的掃描工作。

   如企業引入智能擷取方案，將紙張文件轉換為PDF或Word等其他格式，然後傳送至雲端儲存庫、資料庫或電郵地址，便可節省大量成本，取得莫大的裨益。

3. 中央內容儲存庫

   企業應最好擁有一個或多個中央儲存庫（例如SharePoint Online），以存放數碼文件。如能妥善設置中央儲存庫，滿足員工需要及文件工作流程的要求，便可在公司採用混合式工作環境時發揮奇效。

4. 打破傳統的創意硬件方案

   員工打印文件，一般為了作參考或比較。透過設置雙螢幕，便可於螢幕上進行比較，從而減少打印及用紙。有研究亦指出，雙螢幕能夠增加生產力，發揮人體工學的益處。

5. 電子表格

   我們尚要使用原子筆或鉛筆填寫表格，但這種做法快將被淘汱。對於員工和客戶來說，電子表格是明智之選，有助減少用紙、重覆的工序及輸入資料的成本。

6. 了解及遵守法規

   如要透過管理數碼紀錄以取代紙張時，企業需要確保遵守法律規定。制定相關政策至關重要，以便載述處理數碼紀錄的方法，並確保在進行法律程序時，將經掃描或電子文件視作正本處理。

7. 電子簽名

   電子簽名方案有助企業減少用紙。這種方法不但省時，還建立更安全的文件蹤迹。將電子簽名方案加入內容儲存庫，有助您將所有文件儲存於同一位置，並進行電子簽署。

希望擁有無紙辦公室？

要建立無紙辦公室或減少用紙，並非一朝一夕、一蹴而就的事，而是持續的歷程，需要投放心力，並且培育勇於求變、力臻完善的全新工作文化。

我們的專家會為您尋找切身的解決方案。不妨聯繫我們，一同向無紙辦公室的理想邁進。