How to Build Collaborative Work Environments for Hybrid Workforces

近年來，我們工作的性質和地點都發生了變化，促使協作方式不得不作出轉變。團隊現已分佈在不同地點和時區，非同步工作也越來越普遍。

對員工而言，這種轉變源於他們對靈活性、工作與生活平衡及職業目標的期望不斷演變。對機構而言，這代表著精簡營運、改善房地產和行政成本管理，以及加強人才招聘和挽留的機會。

然而，這種演變也帶來了自身的挑戰。如果管理不當，遙距、混合和辦公室員工之間的溝通差距可能會影響團隊的效率和生產力。

這些差距可能包括維持現場和線上參與者之間會議平等性的挑戰、可能使遙距工作者無法獲得重要更新或決策的資訊孤島，以及促進協作的非正式互動的損失。 

隨著團隊分散，機構可能難以建立企業文化並有效地吸引員工參與。科技在促進和支援混合工作模式以推動生產力和創新方面的關鍵作用不容忽視。

 

根據Gallup估計，低員工參與度令全球經濟損失8.9萬億美元，相當於全球GDP的9%。

Gallup, State of the Global Workplace, 2024年

連接遙距和現場團隊

現代化工作間需要一個嶄新的員工體驗和參與方式。具前瞻性的人力資源總監（CHRO）和人力資源經理都明白，協作解決方案、人力資源政策和工作間優化的謹慎結合對實現業務目標和員工滿意度至關重要。

建立生產力和協作流程

應對混合工作的複雜性需要深思熟慮的設計。了解你的機構可能面臨的獨特溝通挑戰、協作機會和工作流程問題組合，可以幫助推動增長並改善業務成果。

解決溝通挑戰

適當的溝通工具可以確保你的團隊感到受重視和被聆聽，無論他們身在何處。這些工具應該能夠在各種設備上無縫運作，順利整合到你現有的IT基礎設施中，並使你的員工能夠根據他們喜歡的方式進行溝通。

 

你選擇的解決方案還應該要有助於營造一個包容的環境，消除地理差距，確保每個人都保持聯繫和參與。像Microsoft Teams這樣的協作應用程式可以幫助你的團隊保持聯繫，同時與你現有的IT系統整合。

識別協作機會

協作不僅僅是參加會議和討論。它是關於讓你的員工能夠高效地一起工作。當正確實施時，企業內容和協作解決方案可以顯著提高團隊的效率和生產力。

這些解決方案可以簡化文檔管理、促進實時通訊、實現無縫知識共享、自動化工作流程、集中項目追蹤，以及增強遙距團隊協作—所有這些都能提高效率和生產力。DocuWare和SharePoint等解決方案不僅能實現協作—還能增強協作效果。

優化工作流程

自動化耗時的重複任務可以為你的業務節省時間和成本，同時使你的員工能夠專注於更高價值的優先事項。正確的自動化解決方案可以減少錯誤、加快流程，並在團隊中加強問責制，以提高效率和生產力。 

這些解決方案可以包括流程自動化、內容管理和業務應用程式。流程自動化可以自動執行從創建和發送發票到管理客戶入職等各種流程。內容管理方案 能夠快速、安全地創建和共享關鍵文檔和文件，而業務應用程式則幫助機構收集、整理和情境化其數據。

為混合協作重新設計工作間

「工作在哪裡進行？」這個問題已經具有新的重要性。辦公室需要重新構想為協作、創新和有意義的面對面互動的工作空間。成功轉型需要關注兩個關鍵領域。

重新思考會議室體驗

傳統會議室主要是為實體會議室內的人員設計，無意識地疏遠了遠程參與者。先進的會議室解決方案，如Microsoft Teams Rooms，可以創造會議室平等—使每個人都能平等參與，無論他們是從哪裡參與。 

例如，如果使用互動電子白板，遠程參與者不僅可以即時看到它，還可以在顯示屏上添加他們的貢獻，確保真正的會議平等和實時貢獻。

採用靈活的辦公室設計

靈活的辦公室設計使人力資源領導者能夠更有效地調整工作間以管理工作方式和辦公資源—從創建協作區域、專注工作區和社交互動區，到為現場員工提供舒適愉快的工作體驗。

工作空間管理方案可以為現代人力資源領導者提供數據和見解，以提升員工體驗。正確的解決方案還可以通過辦公桌和空間預訂，使員工能夠有效地管理他們的時間和位置，從而提高員工參與度和滿意度。

為了推動業務的生產力和創新，確定和實施符合你機構首選工作流程和目標的協作解決方案至關重要。這鼓勵員工快速採用，提高所選解決方案的整體效率。 

值得注意的是，將新的協作解決方案與現有技術堆疊整合可能很複雜。與經驗豐富的合作夥伴合作可以促進這一過程，確保順利過渡到新的協作工作環境。RDx團隊在適應他們新的但明顯較小的辦公空間以進行協作和創意時發現了這一點。

透過無縫團隊協作推動創新

從增強溝通到實現協作工作再到優化工作流程，正確的協作解決方案能使你的團隊能夠參與並做出最好工作的解決方案，無論他們身在何處。通過理光的混合式工作間和流程自動化方案，你可以釋放團隊的全部潛力，並在當今充滿活力的工作環境中推動創新。