共享工作空間市場競爭激烈 資訊科技管理服務助企業突圍而出
隨著疫情過去，全球人力市場發生極大轉變，不少企業趁機重組架構及在工作模式上進行數碼轉型（Digital Transformation），對共享工作空間的需求大增。根據一項統計數字顯示，2022年香港約有320多個共享工作空間，成為繼倫敦及紐約後最多共享工作空間的地區，可見競爭非常激烈，要在芸芸同業中突圍而出，使用體驗便成為關鍵因素。共享工作空間服務供應商 theDesk 便於今年 2 月在九龍灣企業廣場第 5 期（Megabox）開設全新共享工作空間，除了提供多用途工作空間及辦公室設計，更特別加強管理租戶最常使用的網絡資源及視像會議工具，讓租戶能夠享用高速上網及高質素的視像會議服務，提升競爭力。
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IT人手短缺 資訊科技管理成重大挑戰
因應企業人手架構及採用混合工作（Hybrid Work）模式的轉變及其龐大需求，theDesk 在今年 2 月開設了香港第 13 間共享工作空間，新的共享工作空間位處九龍灣 Megabox，鄰近九龍灣國際展貿中心，享有地理位置及交通網絡發達的優勢。新共享工作空間的總面積達 17,000 平方呎的空間內，不單有過百個座位及流動辦公桌，還有十多間私人辦公室，以及會議室、隔音電話間、Wellness room 等設施，以滿足不同租戶的使用需要。
考慮到現時不少租戶的業務都會涉及 Web 3.0 技術如區塊鏈、大數據、虛擬實境、人工智慧等，因而 theDesk 亦特別著重提供穩定的網絡頻寬，並在全場安裝支援 Wi-Fi 6 最新無線上網技術的路由器，讓租戶在任何角落也可享用高速上網。不過問題亦隨之而來，因為要提供穩定的服務，在現時 IT 人才短缺的環境並非易事。
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theDesk 採用的 Cisco Meraki 雲端網絡管理平台，可通過一個管理介面持續監測固網及所有 Wi-Fi 6 無線伺服器的網絡流量及連線狀況。
資訊科技管理服務 提升共享工作空間租戶工作體驗
在設立新的共享工作空間時，theDesk 找上了 Ricoh 的智能工作間專業團隊幫忙。經過多次會議及實地視察，Ricoh 專家了解到 theDesk 的關鍵服務內容以及潛在租戶的需要，因此建議 theDesk 採用以下解決方案。
| 優化無線網絡資源 | 共享工作空間中的無線網絡資源通常是有限的，因此針對各租戶及其員工正在進行的網絡連線活動，繼而靈活調撥頻寬，便可確保用家獲得快速的上網速度，提升使用體驗及減少網絡延時。Ricoh 團隊建議 theDesk 採用的 Cisco Meraki 雲端網絡管理平台，可通過一個管理介面持續監測固網及所有 Wi-Fi 6 無線伺服器的網絡流量及連線狀況，人工智能系統會在有需要時加快網速或調高網絡頻寬，即時應對網絡流量高峰期，並自動調控租戶的上網設備在共享工作空間移動時最合適的連接熱點，為租戶提供穩定快速的上網體驗。 |
| 連線與協作 | 採用高解像度視像會議設備，方便租戶與員工及客戶進行跨地協商，加快工作進度。Ricoh 提供的視像會議室解決方案具備平移傾斜變焦相機及語音識別人工智能技術，不單可捕捉到更多視訊範圍及收音質素，同時亦能自動聚焦發言者臉部，讓所有與會者清晰了解誰人正在發言，有助增加參與者的專注力和參與感。此外，在現時自帶裝置（BYOD）的工作趨勢下，系統亦允許參與者從自己的設備上參與會議，並在會議中以無線及有線方式，分享不同類型的內容，例如文檔、圖像和視頻等，提升會議的流暢度及效率。 |
| 24x7 資訊科技管理 | 由於共享工作空間有不同行業的租戶，部分租戶的業務更可能需要 24 小時營運，因此確保租戶能得到無間斷的 IT 支援，便成為 theDesk 重要的服務元素。Ricoh 的資訊科技管理服務能提供 24×7 全天候支援，一旦發生各種 IT 問題，Ricoh 亦能迅速地為客戶提供遙距支援，以及在有需要時上門維修，減少停機時間。此外，Ricoh 團隊也會為客戶提供 IT 系統維護，例如排程進行系統更新，提升系統運作效能及減少安全漏洞出現的風險，減輕 IT 團隊工作負擔，讓企業可專注營運業務，提升共享工作空間的服務質素。 |
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Ricoh 提供的視像會議室解決方案具備平移傾斜變焦相機及語音識別人工智能技術，不單可捕捉到更多視訊範圍及收音質素，同時亦能自動聚焦發言者臉部，讓所有與會者清晰了解誰人正在發言，有助增加參與者的專注力和參與感。
理光商業顧問之言
現時不少企業為了配合數碼轉型，又或後疫情時代的工作模式新常態，都有重新設計辦公室的需要，例如去年有調查便顯示，超過 89% 受訪的香港僱員期望可以遙距工作或混合工作（Hybrid Work）模式式上班。在現時僱主面對人才短缺的情況下，將工作場所改造成智能工作間以迎接新的工作模式，不單成為吸引人才的一大優勢，同時借助新科技也能提升員工的工作效率，企業管理者應更積極考慮。